Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genèvedécrète ce qui suit :

Art. 1 Crédit d'investissement

Un crédit d'investissement maximal de 25°231°000 F (y compris TVA et renchérissement) est ouvert au Conseil d'Etat pour la fourniture et la mise en oeuvre d'une application intégrée de gestion des ressources humaines, de gestion des salaires et d'administration du personnel.

Art. 2 Budget d'investissement

1 Ce crédit sera réparti en tranches annuelles inscrites au budget d'investissement dès 2001 sous la rubrique 25.00.00.506.01.

2 Il se décompose de la manière suivante :

Matériel informatique 2 716 000 F

Progiciel et mise en oeuvre 22 515 000 F

Total 25 231 000 F

Art. 3 Financement et couverture des charges financières

Le financement de ce crédit est assuré, au besoin, par le recours à l'emprunt dans le cadre du volume d'investissement "nets-nets" fixé par le Conseil d'Etat, dont les charges financières en intérêts et en amortissements sont à couvrir par l'impôt.

Art. 4 Amortissement

L'amortissement de l'investissement est calculé chaque année sur la valeur d'acquisition (ou initiale) selon la méthode linéaire et est porté au compte de fonctionnement.

Art. 5 Loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat

La présente loi est soumise aux dispositions de la loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat de Genève, du 7 octobre 1993.

Le Conseil d'Etat, suite aux conclusions de l'audit général de l'Etat, a identifié un certain nombre de domaines d'actions visant à la réforme de l'administration cantonale. Dans ce cadre, le Département des finances a présenté en mars 1999 le projet Service Public 2005 (ci-après : SP 2005).

SP 2005 propose un « cadre de fonctionnement » qui vise à un changement structurel des services de l'administration à travers un ensemble de règles nouvelles concernant la conduite des services, l'organisation du travail et le partenariat avec les associations. Il implique la mise en oeuvre de nouveaux outils de gestion qui devront permettre de mieux connaître les résultats ainsi que les effets financiers et non financiers des prestations publiques.

Trois principes fondamentaux sous-tendent la démarche SP 2005 :

1.  Introduction 

2.  Etat des lieux 

3.  Objectifs 

4.  Enjeux 

5.  Caractéristiques de l'application 

6.  Périmètre et fonctionnalités 

7.  Résultats attendus 

8.  Mise en oeuvre du SIRH 

9.  Coûts 

10. Procédure AIMP 

11. Conclusion 

 la cohérence entre tous les services de l'Etat et entités étatiques, par l'instauration de règles communes ;

 la déconcentration nécessaire à la promotion de l'autonomie, certes nuancée, des services de l'Etat. Dans ce sens, les outils de gestion, et en particulier la solution logicielle de gestion de ressources humaines, devront faciliter la décentralisation opérationnelle dans les services, tout en maintenant à un niveau unique la définition des normes et standards, des règles de gestion des ressources humaines, d'engagement, de rémunération, etc. ;

 la démocratisation des relations au travail, à savoir renforcer la responsabilisation des collaboratrices et collaborateurs de l'Etat et leur donner un rôle de partenaires véritables dans la définition des prestations publiques, des structures et des procédures administratives.

Par sa stratégie de modernisation, le Conseil d'Etat vise quatre objectifs fondamentaux :

 introduire une plus grande transparence dans la gestion de l'Etat, en privilégiant une « vision Etat de Genève » qui englobe l'ensemble des entités de l'administration cantonale ;

 augmenter l'efficacité globale de l'administration dans ses missions de service à la population ;

 favoriser des modalités nouvelles d'organisation du travail des collaboratrices et collaborateurs de l'Etat, par l'augmentation des capacités d'initiative et des responsabilités individuelles ;

 renforcer les relations entre les départements.

En termes d'outils de gestion, SP 2005 veut promouvoir une Gestion Intégrée des Ressources de l'Etat (GEIRE), la réforme proposée comprend deux sous-ensembles :

 un cadre de fonctionnement, à savoir un ensemble de règles concernant la conduite des services et l'organisation du travail ;

 de nouveaux instruments de gestion, qui doivent permettre de mieux maîtriser les coûts et les prestations publiques. Ces outils assureront la production et la fiabilité des principaux flux d'informations nécessaires à la prise de décision. Il s'agit en particulier :

 du système d'informations financières (projet CFI) ;

 du système d'information des ressources humaines (projet SIRH).

Chacun de ces systèmes disposant de ses propres tableaux de bord et indicateurs.

La gestion des ressources humaines de façon générale, et son informatique en particulier sont en pleine mutation. Les entreprises sont actuellement en train de passer d'un système d'information morcelé comprenant une multitude d'applications (dont certaines développées en interne) liées à la gestion des ressources humaines et à la paie, communiquant mal entre elles, à un système harmonisé faisant appel à une base de données unique.

Le point de départ de tout SIRH (système d'information des ressources humaines), passe par la mise en place d'un progiciel permettant à partir d'une base du personnel, de préférence unique, de gérer les différentes fonctions liées aux ressources humaines (paie, gestion administrative, gestion des carrières...). A côté de ce progiciel apparaissent d'autres outils, permettant d'étendre le périmètre d'action de la gestion des ressources humaines (GRH).

Le terme de SIRH englobe un système de nouvelles technologies appliquées aux ressources humaines.

La gestion des ressources humaines de l'Etat concerne une population répartie comme suit entre les deux entités qui en sont responsables, par délégation du Conseil d'Etat (B 5 05, article 11). Il s'agit de l'Office du personnel de l'Etat rattaché au Département des finances, agissant d'entente avec les départements, et les services administratifs et financiers du Département de l'instruction publique, ainsi que le secrétariat général responsable de la gestion du corps enseignant qui est soumis à la loi sur l'instruction publique, du 6 novembre 1940 (C 1 10).

Office du personnel de l'état

Chancellerie

350

Département des finances

900

Département de justice et police et des transports

2'500

Pouvoir judiciaire

500

Département de l'aménagement, équipement et logement

800

Département de l'intérieur, agriculture, environnement et énergie

650

Département de l'économie, emploi et affaires extérieures

550

Département de l'action sociale et santé

270

Département des affaires militaires

60

Total actifs mensualisés

Source, Office du personnel de l'Etat

6'580

Personnes payées sur une base non-mensuelle mais disposant d'un dossier

Membres de commissions, juges, prud'hommes...

3'500

Total actifs

10'080

Personnes pour lesquelles est conservé un « dossier dormant »

Absences de longues durées sans salaire, OCE (chômeurs), Aéroport de Genève, personnel hospitalier, personnel administratif et technique du DIP (env. 3'000 dossiers), ou personnes ayant quitté l'OPE.

30'000

Total OPE

40'080

Les établissements publics médicaux et les établissements publics autonomes, qui représentent plus de 10'000 collaboratrices et collaborateurs, ont leur propre organisation des ressources humaines (y compris un service de paie). A leur égard, l'Office du personnel a pour mission comme pour tous les départements de l'Etat, de coordonner, conseiller et assurer la cohérence de la gestion des ressources humaines selon les lois et règlements en vigueur, ainsi que de l'application des normes salariales de l'Etat.

Département de l'instruction publique

Personnes sous statut de personnel enseignant

9'309

Personnes sous statut de personnel administratif et technique (y.c. médicaux et paramédicaux)

3'931

Total actifs mensualisés

Selon rapport SAF/SRED « Ressources humaines et financières du DIP » (données 1999). Il convient d'ajouter à cet effectif environ 1'000 personnes dépendant de l'Université et payées sur des fonds institutionnels (type FNRS) ou privés ou sur des mandats à court terme. Cet effectif est susceptible d'être intégré au nouveau système.

12'700

Personnes payées sur base non-mensuelle disposant d'un dossier

Pour l'essentiel, il s'agit d'enseignants remplaçants (ou d'auxiliaires administratifs engagés comme remplaçants)

env. 6'000

Total actifs

L'effectif de 19'000 correspond au nombre d'attestations de salaires émises chaque année.

env. 19'000

Personnes pour lesquelles est conservé un « dossier dormant »

Il s'agit notamment des personnes ayant quitté le DIP ou en absence de longue durée sans salaire.

17'000

Total DIP

36'000

Les effectifs du DIP se caractérisent par une grande diversité. Ainsi, il existe des différences statutaires et/ou de règles de gestion selon les catégories (enseignants / personnel administratif et technique), les statuts (enseignant du primaire, du secondaire, des HES, universitaires, etc.) et les métiers.

Les responsabilités de gestion des ressources humaines sont quant à elles réparties entre un grand nombre d'acteurs, en relation avec l'importance et la dispersion géographique des effectifs. On peut parler ainsi d'environ 40 collaborateurs dont la fonction principale concerne la gestion des ressources humaines, pour l'essentiel au sein de la division du personnel, de la section des traitements, ou des services du personnel enseignant des directions générales de l'enseignement. Plus de 200 collaborateurs, dans les offices, services, directions et établissements d'enseignement ont également des responsabilités de gestion de ressources humaines même s'il ne s'agit pas de leur fonction principale.

Les systèmes actuels de paie et de gestion administrative du personnel sont utilisés depuis plus de quinze ans par l'Office du personnel et le Département de l'instruction publique.

Ils ont fait l'objet d'une implémentation différente dans chacune de ces deux entités :

la gestion administrative du personnel est prise en charge par le progiciel SIGA-GIP aussi bien à l'OPE qu'au DIP ;

le calcul et le paiement des salaires pour l'OPE sont réalisés à part, grâce à un logiciel développé sur mesure qui n'offre plus aucune possibilité d'évolution ;

le calcul et le paiement des salaires pour le DIP sont intégrés au progiciel SIGA-GIP qui a été adapté à cet effet. En amont, la gestion des temps et activités pour le personnel enseignant (répartition annuelle de l'emploi et gestion des fiches d'engagement) est également prise en charge par le progiciel.

Il est à remarquer que les outils actuels ne remplissent que les fonctions de base, pour la gestion des salaires, et pour l'administration du personnel (gestion de dossiers). De plus, compte tenu de l'évolution des techniques, on relève aujourd'hui leur manque de convivialité, la difficulté d'élaborer des statistiques ou des tableaux de bord de manière décentralisée.

Sur le plan technique :

 ces outils supposent la conservation d'un système « mainframe » ancien et très coûteux en frais de maintenance (Bull DPS8) ;

 le fournisseur de SIGA-GIP n'offre plus de développements ni d'adaptations sur le mainframe actuellement utilisé. La recherche d'un nouvel outil de gestion, basé sur une architecture informatique actualisée s'avère nécessaire ;

 les limites physiques des applications sont atteintes en termes de capacité mémoire et de possibilités d'évolution ;

 les interfaces avec les autres applications sont à améliorer ou à créer.

Sur le plan fonctionnel :

 SIGA-GIP couvre surtout la gestion administrative et quantitative (paie) du personnel. Ses fonctions de gestion des ressources humaines (compétences, carrières)  sont de conception dépassée, et n'ont été ni adaptées ni mises en oeuvre ;

 en l'absence d'un système intégré, la gestion des ressources humaines passe par le développement et l'utilisation d'applications isolées et hétérogènes ;

 les informations gérées au niveau du « terrain » remontent difficilement au plus haut niveau.

Le SIRH a pour objectif la mise en place, pour les deux entités responsables de la paie et de la gestion du personnel, d'un outil commun couvrant l'ensemble des besoins et offrant une véritable intégration :

 au niveau technique : une plate-forme unique, une interface applicative homogène et un référentiel commun à tous les acteurs de la gestion des ressources humaines (GRH) ;

 au niveau fonctionnel : un même outil pour les fonctions de paie, de gestion des compétences et de la mobilité, de pilotage des processus de gestion du personnel, etc. , sans double saisie ni transferts de données ;

 entre OPE et DIP : des modules communs permettront de minimiser l'effort de maintenance. Les besoins spécifiques seront couverts par des modules ad-hoc prévus dans le cadre de ce projet ;

 entre acteurs du système : un même outil permettra l'accès contrôlé aux données par les services du personnel et les responsables de services et d'unités. Les possibilités de saisie et de modification de données par les acteurs du « terrain » seront maintenues et améliorées. L'implication des collaborateurs dans la gestion de leur carrière se verra favorisée par des outils leur offrant des possibilités d'accès sécurisé à leur dossier. Cette intégration entre tous les acteurs de la GRH est le meilleur moyen d'éviter les pertes d'informations entre le « terrain » et les responsables RH.

Le SIRH est partie intégrante du projet Service Public 2005 pour son volet concernant les nouveaux instruments de gestion des ressources humaines. Ses objectifs couvrent à la fois la gestion intégrée des RH, la modélisation et la diffusion des processus et la gestion de la mobilité professionnelle.

Il s'agit d'augmenter les capacités de pilotage des RH aux niveaux tactiques et stratégiques. Le système d'information doit fournir les données nécessaires à la conception et à la mise en place d'une politique de pilotage s'appuyant sur des indicateurs de gestion et des tableaux de bord permettant :

 une meilleure visibilité : des effectifs, des emplois, des compétences, des prestations et des coûts ;

 la gestion prévisionnelle : au niveau des unités et des services.

La mise en oeuvre du SIRH poursuit un objectif d'extension fonctionnelle par rapport aux capacités des outils actuels (gestion administrative du personnel et paie) vers une véritable gestion des ressources humaines, y compris sur le plan qualitatif.

Les applications actuelles datent des années 80. Leur remplacement permettra de moderniser et d'assurer la pérennité du système dans son ensemble.

La nouvelle solution reprendra les fonctions essentielles de l'existant au niveau quantitatif (paie, budget, administration du personnel, contrôle horaire). Le nouveau système permettra aussi la mise en place des modules qualitatifs de gestion des ressources humaines (formation, compétences, carrières, etc.).

En outre, pour le DIP, le futur système doit assurer la pérennité des fonctions de gestion des temps et activités, indispensables à la répartition annuelle de l'emploi (préparation et réalisation des rentrées scolaires). Il doit permettre de renforcer les possibilités d'analyse des temps et activités par l'introduction de différents critères de ventilation (budgétaire, par centre de frais, types d'activités,...).

Pour le DIP, au delà de l'application classique d'un instrument de gestion des ressources humaines, les principaux enjeux du projet sont la réponse que le nouveau système apportera à ses besoins spécifiques ainsi que sa capacité à constituer un instrument de gestion des compétences, d'organisation, d'information et de gestion prévisionnelle.

Les besoins « métier » du DIP concernent principalement dans le cadre du SIRH :

 la prise en compte des différents statuts (enseignants du primaire, du secondaire, des HES, de l'Université) et de leurs évolutions (nouvelles grilles horaire, cycle d'apprentissage, annualisation du temps de travail) ;

 l'adaptation de la gestion des temps et activités aux temps d'enseignement et à la gestion annuelle (année scolaire) des activités ;

 l'identification, la saisie et la gestion des activités et de leur répartition (par enseignement, par discipline, par fonction, par site pour les enseignants « voltigeurs » qui exercent dans plusieurs établissements, par type de dégrèvement pour les activités hors enseignement). Il s'agit là d'une condition sine qua non pour une gestion analytique de l'activité, indispensable à la gestion du DIP ;

 l'enregistrement des absences et la gestion des remplacements.

Dans l'application actuelle, les données nécessaires à la prise en compte de ces « besoins-métier » représentent les deux tiers des informations enregistrées, exploitées et mise à jour chaque année. L'adaptation et le développement des fonctions spécifiques permettant de couvrir ces besoins a représenté, pour le DIP, l'essentiel de l'effort de mise en oeuvre de SIGA-GIP.

La gestion des compétences est un élément fondamental de la gestion du personnel, pour lequel SIGA-GIP montre des carences importantes. Elle recouvre :

 l'enregistrement des titres requis pour chaque filière de formation ou matière d'enseignement ;

 la mise à jour de compétences complémentaires liées à l'évolution de l'enseignement (recyclage et formation continue) ;

 le recensement des connaissances complémentaires acquises (langues, spécialisations, ...) ou découlant des mandats exercés (décanat, formation d'enseignant, ...).

Aussi bien pour les enseignants que pour le personnel administratif et technique, le SIRH représentera pour les différentes niveaux de gestion et de responsabilité du DIP l'instrument de :

 la gestion opérationnelle des ressources humaines au niveau d'un établissement, d'une circonscription, d'un service ;

 la consolidation des informations au niveau d'un ordre d'enseignement ou d'un statut ;

 la vision d'ensemble du système de formation et des ressources humaines engagées (statistiques, indicateurs, prévisions).

Comme instrument d'organisation et d'information, il sera accessible aux collaborateurs du département et aux responsables d'école ou de service pour permettre l'accès :

 à l'information d'entreprise ;

 aux programmes de formation ;

 aux bourses d'emploi et de mobilité ;

 aux informations concernant le recrutement ;

 à certaines informations du dossier personnel.

Comme instrument de pilotage, le SIRH répondra aux besoins de gestion prévisionnelle :

 du budget : par son module de préparation budgétaire permettant à tout niveau des simulations d'organisation de la rentrée scolaire ;

 des effectifs : en permettant l'évaluation fine et anticipée des besoins (par matière d'enseignement, par fonction, par niveau d'enseignement, ...) ;

 des besoins en formation : tant pour la formation initiale en emploi que pour la formation continue du personnel enseignant.

Comme système orienté « client-utilisateur », le SIRH sera pour le DIP un instrument souple, permettant un travail de simulation, d'analyse des postes à tous niveaux et favorisant la circulation électronique des documents et des informations, notamment grâce à ses fonctions de gestion de « workflow » (automatisation de flux de travail et d'information suivant des processus prédéfinis).

Le DIP pratique depuis de nombreuses années la délégation de responsabilité au niveau des services et des établissements en matière de gestion de personnel. L'exploitation d'un instrument de gestion plus performant est l'occasion de renforcer ce mode gestion en facilitant l'exécution des processus et en étendant les responsabilités des acteurs.

Enfin, le nouveau système devra permettre l'adaptation ou la réalisation d'interfaces et d'échange de données avec des systèmes et applications externes à l'Etat (au niveau supracantonal et fédéral), internes (comptabilité financière intégrée, applications métier, ...), ainsi qu'avec les outils bureautiques usuels.

Le nouveau système suppose le passage de la simple administration du personnel et de la paie, à la gestion complète des ressources humaines. Il servira de support aux processus de gestion des ressources humaines. La mise à plat de ces processus, c'est-à-dire leur modélisation, leur analyse et leur optimisation déterminera la qualité du système.

La mise en commun des « savoir-faire » développés par les deux offices et les services du personnel est l'occasion d'une meilleure harmonisation des pratiques. Elle débouchera sur la définition de modules communs aux deux offices et à l'identification des spécificités à prendre en compte.

Il n'est plus envisageable aujourd'hui de développer sur mesure une application de GRH. La solution de base sera sélectionnée parmi les progiciels existants, suite à un appel d'offres aux fournisseurs. Elle devra ensuite, pour partie, être adaptée aux besoins spécifiques de l'Etat. Tout en bénéficiant des avantages de cette approche « progiciel », il s'agira d'en garder la maîtrise en interne et de développer un centre de compétences pour assurer la maintenance et l'adaptation du système pendant toute sa durée d'utilisation. La capacité d'adaptation du progiciel à des besoins évolutifs sera un critère de sélection déterminant.

Le projet SIRH touche à des sujets de politique du personnel tels que la définition, la gestion et le contrôle des activités et temps de travail, la qualification et la gestion des compétences, les processus de gestion du personnel, etc. Il est prévu d'engager une stratégie d'information et de communication avec le personnel et ses représentants, explicite quant aux objectifs du projet, transparente quant à ses implications et aux moyens à mettre en oeuvre.

Les principales caractéristiques du SIRH seront les suivantes :

Le système d'information des ressources humaines proposera un système d'information commun en intégrant les fonctions de base des systèmes actuels des deux offices payeurs. L'application sera déployée à l'office du personnel de l'Etat et au département de l'instruction publique.

L'application sera composée d'un ensemble de modules correspondant à un domaine de la paie ou de la GRH. Les différents modules composant l'application principale sont reliés entre eux sans que l'utilisateur n'ait à effectuer des transactions d'interfaces.

Chaque information du système sera décrite de façon unique dans un référentiel de données commun, réutilisable par tous les modules fonctionnels de l'application principale.

Elle sera capable de s'adapter à l'évolution des besoins d'une collectivité publique, telle que l'Etat de Genève.

Le schéma générique ci-après illustre le périmètre et les fonctionnalités du système d'information des ressources humaines :

Ses principaux éléments sont :

Base du système

Base de données : contient l'ensemble des données gérées par le système et accédées par les programmes (modules) et les utilisateurs ;

modèle de données commun : définit les données gérées dans le système, leur organisation et leur structure.

Interface et accès au système

Sécurité / profils / droits d'accès : paramètres et outils permettant d'assurer la sécurité du système et la confidentialité des données qu'il contient notamment par la gestion de profils et droits d'accès affectés aux (groupes d') utilisateurs ;

interface utilisateur / Intranet / Workflow : définissent la manière dont les utilisateurs accèdent aux données et aux fonctions du système. En particulier à travers les outils de gestion de procédures de travail (workflow) de même que sur l'intranet de l'Etat (réseau internet privé et sécurisé).

Partie quantitative

On regroupe sous le terme « quantitatif » l'ensemble des fonctions, données et modules qui concernent directement la rémunération.

Budget du personnel : les charges de personnel représentent l'essentiel des dépenses de l'Etat. La préparation des budgets de personnel, l'élaboration de scénarios et de simulations budgétaires sont essentiels à la gestion des ressources humaines. La conception, le développement, la mise en oeuvre et l'utilisation de ce module seront étroitement coordonnés avec le projet CFI.

Paie et administration du personnel : la gestion administrative du personnel recouvre les fonctions de saisie, de mémorisation et de traitement des données d'identification et de suivi du personnel et de ses activités, de l'engagement au départ. Ces données sont également à la base de la rémunération, prise en charge par le module de paie qui contient l'ensemble des règles et paramètres de rémunération.

Gestion des temps et activités (DIP) : les temps de travail et les activités réalisées sont des éléments déterminants de la rémunération. En général, ils font l'objet d'une saisie (par pointeuse ou autre). Dans le cas du DIP et en particulier pour le personnel enseignant, la plus grande complexité de la gestion des temps et activités est liée aux caractéristiques de l'activité d'enseignement (année scolaire, temps de travail en heures d'enseignement, identification et gestion précise des activités). Ces besoins spécifiques feront l'objet d'un effort de développement important similaire à celui qui a été réalisé sur le système actuel (SIGA-GIP).

Partie qualitative

On entend par « qualitative » la gestion des données et traitements liés moins directement à la rémunération et à la gestion financière du personnel.

Assurances : le service des assurances de l'Office du personnel de l'Etat utilise actuellement une application spécifique qui pourrait être intégrée au SIRH. Il n'est cependant pas exclu de reconduire l'organisation actuelle : interfaçage du SIRH avec une application externe.

Santé : même problématique que précédemment, mais appliquée au service de santé du personnel de l'Etat.

Evaluation des fonctions : même problématique que précédemment, mais appliquée au service d'évaluation des fonctions de l'Office du personnel de l'Etat.

Gestion des carrières : ce module facilitera la gestion des carrières des collaborateurs de l'Etat que se soit en terme d'avancement ou d'évolution.

Gestion des compétences : des instruments d'identification, de mémorisation, de tenue à jour et d'exploitation des compétences des collaborateurs répondent aux besoins d'une meilleure utilisation des talents de chacun favoriseront la mobilité du personnel.

Formation : cette fonction couvre l'identification et la gestion des besoins et demandes de formation d'une part, la gestion opérationnelle des centres de formation d'autre part. Les dispositifs de formation interne des collaborateurs de l'Etat se verront renforcés par ce module couvrant les importants besoins du centre de formation de l'Etat comme ceux du DIP (formation initiale - IFMES, formation continue et recyclage des enseignants).

Outils de GRH : permettent d'exploiter les informations du système pour accomplir des tâches de gestion et de pilotage des ressources humaines telles que la recherche et la sélection des dossiers, la gestion prévisionnelle, la gestion de la masse salariale, etc. Il s'agit entre autres d'outils d'aide à la décision, d'outils de recherche multicritères, d'outils de visualisation des organisations, de tableaux de bord, de générateur d'états, de rapports, de statistiques et de graphiques. Ces fonctions s'intégrent en principe dans une approche « datawarehouse » et facilitent la liaison avec des applications externes au système lui-même, notamment avec la bureautique.

Interface avec d'autres applications ou systèmes d'information

Des échanges de données sont indispensables entre le SIRH et les applications connexes.

Systèmes et applications existantes : le système de gestion électronique de documents (Docubase) permet l'archivage de l'ensemble des dossiers du personnel. L'application de contrôle horaire par pointage (THUIA) concerne environ 40 % des effectifs gérés par l'OPE ainsi qu'une centaine de personnes au DIP.

Systèmes et applications en cours de réalisation : la comptabilité financière intégrée fait l'objet d'un grand projet transversal piloté par le DF et concerne l'ensemble des départements. Entre SIRH et CFI seront échangées des données concernant les budgets et dépenses de personnel ainsi que les structures comptables. Le système d'information éducation et formation est un projet métier du DIP. Le système fournira des outils de gestion des établissements d'enseignement permettant la préparation de la rentrée et l'élaboration des horaires scolaires. SIRH et SIEF échangeront des données de gestion des temps et activités. Le SIRH sera interfacé avec les nouvelles applications « métiers Police ». Le système d'information de la population genevoise a quant à lui fait l'objet d'une étude préliminaire.

Il s'agit avec le SIRH de passer d'une simple gestion administrative du personnel et de la paie à une véritable gestion des ressources humaines tirant parti des outils informatiques actuels.

La modernisation de l'outil permettra de lever les contraintes imposées par le système actuel au niveau de la souplesse et de la rapidité de l'accès aux données, de la recherche, de la consolidation et de l'interprétation de l'information. L'outil constituera un moteur au développement d'une nouvelle dynamique de gestion des ressources humaines. Il apportera des réponses concrètes aux attentes des différentes catégories d'acteurs de la GRH :

 L'emploi d'une plate-forme unique, d'une interface applicative homogène et un référentiel commun à tous les acteurs de la paie et de gestion des ressources humaines favoriseront une « approche métier » commune à l'ensemble des acteurs de la GRH.

L'harmonisation des outils et des pratiques permettra également d'accroître la mobilité et la polyvalence de ces acteurs.

Les collaborateurs de l'Etat joueront un rôle plus actif dans la gestion de leur propre carrière grâce:

Aux possibilités d'accès contrôlé et sécurisé au dossier personnel ;

A la visibilité accrue des structures organisationnelles et du fonctionnement de la GRH ;

Aux fonctions de workflow permettant à chaque collaborateur d'initier des processus de gestion (demande de formation par exemple).

Ces collaborateurs, responsables d'unités ou d'équipes, bénéficieront dans leur mission :

 de la visibilité des structures organisationnelles, des effectifs et pour le DIP, des activités et charges de travail ;

 de la simplification et du support à l'exécution de procédures administratives grâce aux fonctions de workflow ;

 de l'accès contrôlé et sécurisé à certaines informations de gestion courante du personnel dont ils ont la charge ;

 du contrôle continu de leur budget en personnel (en lien avec la CFI).

Ces responsables de fonctions spécifiques de gestion des ressources humaines (paie, formation, gestion administrative, gestion de compétences, ...) bénéficieront :

 sur le plan fonctionnel, de la reprise des fonctions essentielles au niveau quantitatif (paie, administration du personnel, budget, contrôle horaire, gestion des temps et activités) ;

 de la mise en place de modules pour la gestion qualitative des ressources humaines (gestion de la formation, des carrières, des compétences et de la mobilité, des flux d'informations, etc.) ;

 d'un outil commun et cohérent pour l'ensemble de l'Etat.

Responsables opérationnels de la gestion des ressources humaines dans les départements et les directions générales, ils bénéficieront :

 de la cohérence de l'information et des possibilités d'accès aux données à travers un référentiel commun ;

 de données fiables et d'outils de simulation, projection et gestion prévisionnelle ;

 d'une meilleure visibilité sur les structures et les effectifs ;

 des possibilités d'interrogation, de consolidation et de comparaison des données sur le personnel.

 le nouvel outil favorisera la mise en oeuvre des politiques RH, en terme de gestion des compétences et de la mobilité, des plans de carrières, d'une relative « déconcentration » des actes administratifs, et d'augmentation des capacités d'initiative et des responsabilités individuelles ;

 le SIRH fournira les données et les outils nécessaires à la conception et à la mise en place d'une véritable politique de pilotage des ressources humaines. Ce pilotage s'appuiera sur des indicateurs de gestion et des tableaux de bord permettant :

 une meilleure visibilité (des structures, des effectifs, des compétences, des activités, des prestations et des coûts) ;

 la gestion prévisionnelle (au niveau des unités et des services).

Grâce à la mise en oeuvre du SIRH, le Conseil d'Etat et le Grand Conseil, obtiendront :

 une vision « globale » de la gestion des ressources humaines à l'Etat de Genève ;

 des éléments synthétiques d'aide à la décision tels que tableaux de bord, indicateurs de gestion, projections ;

 des éléments d'évaluation des politiques de gestion des ressources humaines mises en oeuvre.

 La mise en oeuvre du système renforcera au sein de l'Etat, la dimension « services » de la fonction ressources humaines avec :

 un outil au service de la gestion des ressources humaines et de tous ses acteurs ;

 une expertise technique et métier, réunies dans un centre de compétences, au service des responsables et acteurs de la GRH ;

 un référentiel commun d'informations à destination des acteurs et partenaires internes et externes.

 des capacités d'évolution et d'adaptation aux nouvelles politiques, normes et pratiques de gestion des ressources humaines ;

 l'adéquation des modules de « gestion financière des RH » avec la structure comptable et les processus de gestion budgétaire, comptable et financière de la comptabilité financière intégrée (CFI) ;

 Des décideurs RH pleinement conscients des mutations de leur rôle.

 Une politique de « services » et de communication partagée.

 Une acceptation de la standardisation des outils liés aux axes classiques de GRH du marché.

 Le transfert des compétences à une équipe interne de l'Etat, lui assurant la maîtrise de l'outil et de ses évolutions.

 Une équipe de projet disposant de moyens humains et matériels proportionnés aux enjeux du projet.

 Une répartition des rôles et responsabilités claire entre maîtrise d'ouvrage (OPE et DIP), maîtrise d'oeuvre externe (fournisseur de la solution) et maîtrise d'oeuvre interne (CTI).

 Des délais de réalisation tenant compte des priorités et des contraintes opérationnelles des différents partenaires au sein de l'Etat.

Le déroulement du projet et la mise en oeuvre du système sont prévus selon le calendrier suivant :

2001 : Organisation de l'équipe de projet et planning détaillé.

 Etude de cadrage et conception générale.

2002 et 2003 : Analyses différentielles et analyses détaillées.

 Paramétrage, développements spécifiques, tests, et installation des modules de la partie « quantitative » :  gestion administrative, gestion des temps et activités, gestion de la paie et du budget du personnel.

 Paramétrage, adaptation et test des outils d'Infocentre.

2004 :  Démarrage et mise en production de la partie  « quantitative » par un déploiement progressif des  différents modules et des outils d'infocentre.

 Paramétrage, développements spécifiques, tests, et installation des modules de la partie « qualitative » :  gestion de la formation, gestion des carrières,  gestion des compétences, applications « métier » et  outils de GRH.

2005 : Démarrage et mise en production de la partie  « qualitative » par un déploiement progressif de ses  différents modules et outils de GRH.

Ce calendrier de mise en oeuvre est conditionné par deux facteurs principaux :

 la date effective de démarrage du projet SIRH ;

 la disponibilité de l'ensemble des moyens humains.

Pour respecter ce calendrier, la réalisation doit débuter au plus tard au début du deuxième semestre 2001.

Le planning détaillé de mise en oeuvre sera élaboré conjointement par l'OPE et le DIP, en collaboration avec le fournisseur sélectionné.

Ce projet de loi présente une vision globale des coûts d'implantation du SIRH. Cette vision comporte deux volets, l'un relatif aux investissements, l'autre concernant les frais de fonctionnement pendant la durée du projet.

Le crédit d'investissement sollicité dans le cadre de ce projet de loi se monte à 25 231 000 F. Ce montant global constitue l'enveloppe d'investissement pour l'acquisition des matériels et logiciels, l'analyse, la paramétrisation, et l'adaptation des différents modules applicatifs, la mise en oeuvre du système et de son environnement technique et organisationnel, la formation des collaborateurs et le pilotage du projet.

Cette enveloppe comporte des coûts directs (coût d'acquisition, d'adaptation et de mise en oeuvre de la solution logicielle ; coût des équipements) et des coûts indirects liés au projet (c'est-à-dire la mise en place des éléments de gestion ou d'organisation indispensables au fonctionnement du projet).

Les coûts d'investissements sont uniques, ils se décomposent de la manière suivante :

Les principales composantes des coûts d'investissements sont les suivantes :

Progiciel, logiciels et documentation - 4 732 000 F

Acquisition du progiciel intégré de GRH

Logiciels de base (système, gestion de base de données, ...)

Outils d'Infocentre

Outils d'exploitation

Documentation technique, utilisateur.

Paramétrage, développements et mise en oeuvre - 11 809 000 F

Adaptation et mise en oeuvre du module « Gestion administrative du personnel »

Adaptation et mise en oeuvre du module « Gestion des temps et activités »

Adaptation et mise en oeuvre du module « Paie »

Adaptation et mise en oeuvre du module « Budget du personnel »

Adaptation et mise en oeuvre du module « Workflow »

Adaptation et mise en oeuvre du module « Formation » 

Adaptation et mise en oeuvre du module « Gestion des carrières »

Adaptation et mise en oeuvre du module « Gestion des compétences »

Intégration des applications « métier »

Service d'évaluation des fonctions

Santé

Assurances

Reprise des données

Développement des interfaces (autres applications)

Installations et démarrages

Mise en place de l'Infocentre.

Matériel informatique - 2 716 000 F

Machines centrales, serveurs et disques

Environnement de développement

Mise à niveau des postes utilisateurs

Prestations associées de formation - 1 023 000 F

Coût de la formation de l'équipe projet

Coût de la formation initiale des spécialistes informatiques

Coût de la formation initiale des utilisateurs.

Pilotage et logistique - 3 341 000 F

Pilotage opérationnel et contractuel du projet

Assistance à la maîtrise d'ouvrage

Logistique du projet.

Hot line - 1 035 000 F

Organisation

Mise en place.

Assistance aux départements - 575 000 F

Financement de collaborateurs affectés au projet et à remplacer pour l'exécution des activités courantes.

La planification financière du crédit d'investissement est prévue de la manière suivante :

TOTAL

2001

2002

2003

25 231 000 F

3 000 000 F

7 780 850 F

7 780 850 F

2004

2005

4 446 200 F

2 223 100 F

Le budget de fonctionnement en complément au présent projet de loi d'investissement, s'élève à un montant de 18 861 000 F pour l'ensemble des années 2001 à 2005, soit 5 années (estimation en francs courants, janvier 2001).

Cette estimation est fondée sur une hypothèse d'implication minimale des collaboratrices et collaborateurs de l'Etat, et représente donc un coût maximal pour le projet.

Il convient cependant de relever que l'Etat de Genève ne peut « externaliser » l'ensemble de la mise en oeuvre des différents modules applicatifs. Durant la période 2001-2005, une participation minimale du personnel de l'Etat est impérativement requise : environ 4 500 jours-hommes (220 jours-hommes = une personne pendant une année) de 2001 à 2005, pour les phases d'études, de mise en oeuvre et de tests de la solution logicielle.

De plus, cette participation devra se faire en phase avec les exigences du fournisseur/intégrateur de la solution logicielle pendant l'implantation.

Les charges de fonctionnement de 18 861 000 F pour les années 2001 à 2005 se répartissent comme suit (plan financier prévisionnel):

Pour les années 2001 à 2003

Pour les années 2004 à 2005

Ces charges comportent les éléments suivants :

Le poste de charges « Maintenance, licences logiciels » à compter de l'exercice 2003, pour un montant total de : 5 327 000 F, varie en fonction des installations effectuées par le fournisseur. Dès 2004, le coût de 1 789 000 F sera répété chaque année.

Le poste de charges « Nouveaux postes » correspondant à 7 postes de spécialistes « Maîtrise d'ouvrage » ainsi que le secrétariat de la direction de projet, pour un coût global de 3 020 000 F sur la période 2002-2005, incluant les coûts salariaux.

Ces postes se répartiront de la manière suivante :

6 postes nouveaux de spécialistes en progiciels de gestion intégrés « système d'information - ERP » responsables d'un ou plusieurs domaines applicatifs, assurant entre autre, l'adaptation du système aux évolutions futures de la gestion des ressources humaines, ils devront acquérir la maîtrise totale du système tant au niveau fonctionnel que technique ;

1 poste nouveau de secrétariat de direction de projet, assurant la gestion du suivi administratif et technique de la logistique du projet.

Ces 7 postes seront affectés pour la création d'un « centre de compétences »  interne à l'Etat permettant une autonomie étendue vis à vis du fournisseur. Dès 2006, le coût de 980 000 F sera répété chaque année.

Le poste de charges « Financement collaborateurs » correspond aux actions d'assistance à la maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'oeuvre Etat pour un montant de : 4 410 000 F, pour les années 2002 à 2005. Dès 2006, ce coût ne sera pas répété.

Pour le remplacement des personnes mises à dispositions du projet SIRH pour les années concernées, les départements et les services seront responsables quant au choix des collaboratrices et collaborateurs, ceci dans le cadre de l'enveloppe budgétaire allouée et définie par la direction de projet.

Le poste de charges « Formations » correspond aux actions de formation prodiguées auprès des utilisateurs et des spécialistes informatiques de l'Etat, pour un montant de : 2 750 000 F, pour les années 2002 à 2005. Dès 2006, ce coût ne sera pas répété. Néanmoins, un coût estimé à 50 000 F sera répété chaque année pour la formation des nouveaux collaborateurs.

Le poste de charges « Support technique » correspond aux coûts d'assistance aux utilisateurs et utilisatrices (et frais annexes) pendant la réalisation du projet, pour un montant de : 1 404 000 F, pour les années 2002 à 2005. Dès 2006, ce coût ne sera pas répété.

Le poste de charges « Infrastructure et logistique » correspond aux coûts d'exploitation liés à la réalisation du projet, pour un montant total de : 690 000 F, pour les années 2001 à 2005. Dès 2006, le coût de 148 000 F sera répété chaque année.

Le poste de charges «Honoraires, prestations de services » correspond aux mandats spécialisés confiés à des tiers notamment pour l'aide au recrutement, l'expertise qualité et l'expertise juridique. Il représente un montant total de : 1 260 000 F, pour les années 2002 à 2005. Dès 2006, ce coût ne sera pas répété.

Les coûts de fonctionnement récurrents, c'est-à-dire qui devront être assumés sur le(s) budget(s) de fonctionnement à partir de 2006, atteignent la somme de 2 967 000 F. Ce montant est constitué :

 des coûts de maintenance, licences logiciels : 1 789 000 F

 des 7 nouveaux postes : 980 000 F

 infrastructure et logistique : 148 000 F

 des coûts de formation des nouveaux utilisateurs : 50 000 F.

Le plan financier global du projet SIRH se présente donc de la manière suivante, dans le strict respect du périmètre du projet :

2001

2002

2003

Investissement

25 231 000 F

3 000 000 F

7 780 850 F

7 780 850 F

Fonctionnement

18 861 000 F

128 000 F

3 101 000 F

5 593 000 F

TOTAL

3 128 000 F

10 881 850 F

13 373 850 F

2004

2005

Investissement

25 231 000 F

4 446 200 F

2 223 100 F

Fonctionnement

18 861 000 F

5 302 000 F

4 737 000 F

TOTAL

9 748 200 F

6 960 100 F

Total de l'investissement : 25 231 000 F

Total du fonctionnement sur 5 années : 18 861 000 F

Fonctionnement moyen par année : 3 772 200 F

Pour rappel, ce plan financier a un caractère prévisionnel, dans le sens qu'il dépend à la fois de la date effective du démarrage du projet et d'une participation minimale de l'Etat de Genève.

Le coût total du projet est basé sur l'offre forfaitaire d'un fournisseur. Cette offre dont la date de validité a été fixée au 30 juin 2002, représente donc un engagement maximum pour l'Etat de Genève.

La recherche d'une solution logicielle répondant aux objectifs et caractéristiques du SIRH se déroule, sous le contrôle de l'Economat Cantonal, dans le respect de la procédure d'attribution des marchés publics telle que définie dans l'Accord Intercantonal des Marchés Publics (AIMP).

Cette collaboration est engagée depuis le début de la phase d'appel d'offres (juin 2000) pour toutes les étapes permettant à terme la sélection de la solution logicielle. Le choix final pour une adjudication éventuelle devrait intervenir au plus tard le 30 juin 2001.

L'ensemble des documents transmis aux soumissionnaires (lettre d'appel d'offres, cahier des charges, questionnaire d'appel d'offres,...) ont fait l'objet d'une validation de la part de l'Economat cantonal.

Au vu des éléments qui précèdent, nous vous recommandons, Mesdames, Messieurs les députés, de voter le présent crédit d'investissement qui permettra la mise en place d'une solution logicielle unique et intégrée de gestion des ressources humaines et de paie s'intégrant notamment dans la réforme de l'Etat.

Table des matières

Préambule

annexe p.33

p.34

Ce projet est renvoyé à la commission des finances sans débat de préconsultation.  

La séance est levée à 19 h 5.