(PL 8351)

Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genèvedécrète ce qui suit :

Article 1 Modification(s)

La loi de procédure civile, du 10 avril 1987, est modifiée comme suit :

Art. 10 (nouvelle teneur)

Les significations sont faites par acte d'huissier ou par l'intermédiaire du greffe.

Art. 12 (abrogé)

Art. 59, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Le greffier cite par écrit les parties dans les 3 jours à comparaître dans un délai de 10 jours francs et de 15 jours au plus et adresse en même temps à la partie défenderesse une copie de l'assignation ou de la requête et lui fait savoir qu'elle peut prendre connaissance au greffe des pièces déposées par la partie demanderesse. Les frais de convocation sont avancés au greffe par la partie demanderesse. En cas de conciliation, le juge détermine par qui ces frais doivent être supportés. En cas de non-conciliation, ils sont compris dans les dépens mis à la charge de la partie qui succombe.

Art. 148 (nouvelle teneur)

Le jugement complet est notifié d'office et sans retard aux parties.

Art. 199, al. 2 (nouvelle teneur)

2 La date fixée est communiquée par écrit aux parties.

Art. 253, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Le président cite par écrit les personnes considérées comme parties adverses à comparaître à l'audience pour assister à la déposition ; elles peuvent interroger le témoin au même titre que la partie requérante.

Art. 259, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Le greffier convoque l'expert par écrit en lui remettant copie de la mission.

Art. 261, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Si le juge ordonne un rapport écrit, le greffier fait parvenir à l'expert copie de la mission.

Art. 317, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Son greffier porte par écrit à la connaissance des parties les jour et heure de l'audience reprise, 10 jours au moins avant la date fixée.

Art. 319, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Le greffier porte par écrit à la connaissance des parties les jour et heure de l'audience de reprise, 10 jours au moins avant la date fixée.

Art. 326, al. 2 et 4 (nouvelle teneur)

2 L'ordonnance qui autorise une mesure est remise au requérant, avec l'original de sa requête, le greffe conservant une copie de ces actes. Elle est notifiée à la partie citée.

4 L'ordonnance qui refuse d'autoriser une mesure est notifiée aux parties.

Art. 361, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Les parties sont convoquées par écrit.

Art. 364, al. 4 (nouvelle teneur)

4 Si des mesures probatoires sont ordonnées, elles sont exécutées lors d'une prochaine audience fixée à bref délai par le tribunal. Les témoins sont convoqués par écrit par le greffier.

Art. 436, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Les témoins sont cités par écrit par le greffe. La citation mentionne le droit du témoin à être indemnisé et les conséquences d'un défaut.

Art. 515, al. 2 (nouvelle teneur)

2 La date des nouvelles enchères est signifiée par écrit aux parties intéressées ou à leurs mandataires et la vente est annoncée, par des avis insérés à 5 jours au moins d'intervalle, deux fois au moins dans la Feuille d'avis officielle, renfermant les indications prévues à l'article 507, et par une apposition d'affiches.

Article 2 Modifications à d'autres lois

1 La loi sur la juridiction des prud'hommes (juridiction du travail), du 25 février 1999 (E 3 10), est modifiée comme suit :

Art. 17, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Dans les 5 jours qui suivent le dépôt de la demande, le greffe convoque les parties par écrit, à bref délai, pour tentative de conciliation.

Art. 21, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Si le demandeur ne se présente pas sans avoir justifié au préalable au greffe d'un empêchement valable, le conciliateur lui inflige une amende de 500 F au maximum et raye la cause du rôle. Le greffe en avise le demandeur par écrit.

Art. 24, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Le jugement, sommairement motivé, est notifié rapidement aux parties.

Art. 31, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Dans les 10 jours qui suivent, le greffe cite les parties, par écrit, à comparaître à bref délai devant le tribunal.

Art. 31, al. 4 (nouvelle teneur)

4 Les parties sont informées des délais mentionnés aux articles 30 et 31, alinéa 2, par la remise d'un formulaire lors de l'audience de conciliation. En cas d'absence du défendeur, ce document lui est adressé par le greffe.

Art. 34, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Cette décision fait l'objet d'un jugement notifié aux parties.

Art. 35, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Cette décision fait l'objet d'un jugement notifié aux parties.

Art. 38, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Le jugement est notifié aux parties.

Art. 39, al. 1 (nouvelle teneur)

1 L'instance est suspendue par la requête commune de toutes les parties, par le défaut de comparution de toutes les parties, par le décès de l'une d'elles ou son interdiction, ainsi que dans les cas de décès, démission, radiation, suspension ou destitution de l'avocat constitué dans la cause. Le greffe en avise les parties par écrit.

Art. 55, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Le jugement est notifié aux parties.

Art. 61, al. 3 (nouvelle teneur)

3 Copie de la réponse est communiquée à l'appelant.

Art. 64, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Dès la signification de la dernière écriture, ou à l'expiration du délai pour produire celle-ci, le greffe cite les parties, par écrit, à comparaître à bref délai devant la Cour d'appel.

Art. 67, al. 1 (nouvelle teneur)

1 L'arrêt est rendu par la Cour d'appel conformément à l'article 52. Il est notifié sans délai.

* * *

2 La loi d'application dans le canton de Genève de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite, du 16 mars 1912 (E 3 60), est modifiée comme suit :

Art. 15, al. 2 (nouvelle teneur)

2 Les décisions sont motivées et indiquent les voies de droit ; elles sont notifiées aux parties, à l'office concerné et à d'autres intéressés éventuels. Mention de la communication est faite par le greffier en marge de la décision.

* * *

3 Le code de procédure pénale, du 29 septembre 1977 (E 4 20), est modifié comme suit :

Art. 37, al. 4 (nouvelle teneur)

4 Toutefois, le mandat de comparution peut être signifié par le greffe.

Art. 220, al. 3 (nouvelle teneur)

3 14 jours au moins avant l'audience du tribunal, elle doit être notifiée au domicile réel ou, s'il y en a un, au domicile élu, ou encore au lieu de résidence, soit par le greffe, soit par un huissier, soit par un agent de la force publique. L'huissier ou l'agent de la force publique laisse copie de la citation et fait mention sur l'original de la remise de la copie.

Art. 223, al. 3 (nouvelle teneur)

3 Cette assignation est faite par écrit par le greffe. Elle peut aussi être faite par un huissier ou par un agent de la force publique.

Art. 251, al. 1 (nouvelle teneur)

1 Dans les 7 jours qui suivent le tirage au sort, le président avise chacun des jurés qu'il figure sur la liste des jurés de la session.

Art. 254, al. 3 (nouvelle teneur)

3 Cette citation peut être faite par huissier, par un agent de la force publique ou par écrit par le greffe. Elle doit être remise à l‘accusé, en personne ou à son domicile élu.

Art. 256, al. 3 (nouvelle teneur)

3 Le président cite les témoins par huissier, par un agent de l'ordre public ou par écrit par le greffe.

* * *

4 La loi sur les juridictions pour enfants et adolescents, du 21 septembre 1973 (E 4 30), est modifiée comme suit :

Art. 18, al. 3 (nouvelle teneur)

3 Le mandat est signifié soit par le greffe, soit par un agent de la force publique.

* * *

5 La loi sur la procédure administrative, du 12 septembre 1985 (E 5 10), est modifiée comme suit :

Art. 28, al. 2 (nouvelle teneur)

2 L'autorité cite les témoins par écrit.

Avec effet au 1er janvier 2001, la Poste supprimera l'affranchissement à forfait dans toute la Suisse. Le Conseil d'Etat a donc chargé le Groupe interdépartemental courrier, composé d'un représentant par département et d'un représentant de la Chancellerie, de lui proposer une autre méthode d'affranchissement et, par la même occasion, d'examiner toutes les opportunités structurelles et organisationnelles susceptibles de générer des économies en matière de courrier.

Parmi ces mesures, le Conseil d'Etat a décidé de faire distribuer par des moyens internes à l'administration cantonale les plis recommandés (y compris ceux avec accusés de réception) que le Palais de Justice notifie aux études d'avocats, administrations, banques, etc., sises dans un rayon de 1000 mètres autour de la place du Bourg-de-Four.

En effet, sur les quelque 225 000 documents recommandés que le Palais de Justice expédie par la Poste chaque année pour un montant d'un peu plus d'un million et demi de francs, plus de 90 % des destinataires sont des études d'avocats et des personnes morales précisément domiciliées dans ledit rayon. Tout en tenant compte du coût de l'infrastructure à mettre en place, cette nouvelle procédure permettra à l'administration cantonale de réaliser dans un premier temps une économie nette de 600 000 F. L'économie augmentera encore dans un deuxième temps, puisque l'administration cantonale n'aura pas à supporter le renchérissement des tarifs que la Poste prévoit de mettre en vigueur dès 2001 ou 2002. A cet endroit, il est à relever que selon la Loi fédérale sur la Poste du 30 avril 1997 (RS 783), cette régie ne détient pas le monopole en matière de distribution de courriers recommandés.

Interrogés à ce sujet, tant l'Ordre des avocats que l'Association des juristes progressistes ont d'ores et déjà réservé un accueil favorable au projet d'acheminement des recommandés par un service en charge du courrier du Palais de Justice.

A cet effet, certaines dispositions des lois de procédure cantonale doivent être modifiées dans la mesure où elles font référence à un acheminement d'actes par la poste (exemple : communication par voie postale, par lettre ou pli recommandé avec ou sans avis de réception). Le présent projet de loi vise ainsi à supprimer purement et simplement toute référence légale à un acheminement par la poste. Pour les convocations et les citations, l'exigence d'une notification postale a été remplacée par celle de la voie écrite.

Les termes de communication par l'intermédiaire du greffe, par le greffier, par écrit ou encore par le président laissent ainsi la possibilité aux juridictions d'acheminer leurs actes en utilisant, à choix, la voie postale ou le futur service en charge du courrier du Palais, celui-ci étant conçu comme une extension des greffes.

Le service en charge du courrier du Palais devra fournir les mêmes garanties que l'acheminement des recommandés par la poste. Les envois pour lesquels la preuve de la notification apparaît nécessaire seront remis contre signature en mains du destinataire ou de son représentant, selon la même procédure que celle des recommandés de la poste. Cette procédure garantira ainsi l'égalité de traitement entre les parties (par exemple si l'une reçoit une décision par la voie postale et l'autre par le service en charge du courrier du Palais) et permettra de respecter la jurisprudence du Tribunal fédéral relative à la date de la notification et du contenu de l'envoi (ATF 115 Ia 85 ; 116 Ia 92 ; 117 V 131 ; 124 V 400). Les envois pour lesquels la preuve de la notification n'apparaît pas nécessaire pourront simplement être remis en mains du destinataire ou de son représentant.

A cet égard, il convient de rappeler que le fardeau de la preuve de la notification incombe à l'autorité (ATF 122 I 97 ; 114 III 51). Il appartient donc au Palais de Justice de prouver la notification de ses actes.

Par ailleurs, lorsque la loi prévoit que les personnes concernées peuvent déposer un acte au greffe, elle autorisera également ces personnes à remettre leur acte au service en charge du courrier du Palais.

La démarche de distribution des courriers recommandés dans le cadre décrit ci-dessus s'inscrit dans une volonté évidente de maîtrise des coûts et de réalisation d'économies substantielles au niveau du fonctionnement de l'administration cantonale. Par cette mesure, celle-ci veut également garantir des prestations au moins aussi performantes que celles fournies par la Poste.

Au vu de ce qui précède, nous vous remercions d'ores et déjà, Mesdames et Messieurs les députés, de donner une suite favorable au présent projet de loi.

Projet de loi(8364)ouvrant un crédit d'investissement de 945 626 F et un crédit de fonctionnement de 2 839 891 F pour la mise en oeuvre d'un Centre de collecte du courrier de l'Etat

Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genèvedécrète ce qui suit :

Art. 1 Crédit d'investissement

Un crédit d'investissement de 945 626 F (y compris TVA et renchérissement) est ouvert au Conseil d'Etat pour la mise en place d'un Centre de collecte du courrier de l'Etat.

Art. 2 Budget d'investissement

1 Ce crédit sera inscrit au budget d'investissement en 2001 sous les rubriques 29.50.00.536.01.

2 Il se décompose de la manière suivante :

· travaux de réfection

416 440 F

· véhicules

136 000 F

· mobilier

56 960 F

· machines

106 500 F

· matériel bureautique

229 726 F

· Total

945 626 F

Art. 3 Financement et couverture des charges financières

Le financement de ce crédit est assuré, au besoin, par le recours à l'emprunt dans le cadre du volume d'investissement "nets-nets" fixé par le Conseil d'Etat, dont les charges financières en intérêts et en amortissements sont à couvrir par l'impôt.

Art. 4 Amortissement

L'amortissement de l'investissement est calculé chaque année sur la valeur d'acquisition (ou initiale) selon la méthode linéaire et est porté au compte de fonctionnement.

Art. 5 Crédit de fonctionnement

Des charges de fonctionnement de 2 839 891 F seront imputées sur le centre de responsabilité concerné par la mise en oeuvre du Centre de collecte du courrier de l'Etat afin de disposer de l'ensemble des ressources nécessaires au centre de collecte.

Art. 6 Evaluation

Une évaluation du fonctionnement du centre sera faite sur la période du 1er mai 2001 au 31 décembre 2002.

Art. 7 Loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat

La présente loi est soumise aux dispositions de la loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat, du 7 octobre 1993.

1. Introduction

La base relative à l'affranchissement postal a été abrogée par suite à l'entrée en vigueur de la nouvelle loi sur la Poste le 1er janvier 1998. Dans ce contexte, l'affranchissement à forfait dont fait usage l'Etat de Genève depuis de longues années sera définitivement supprimé avec effet au 1er janvier 2001 (un délai au 30 avril 2001 a été obtenu pour le Canton de Genève). Une nouvelle méthode d'affranchissement devra donc être mise en place. Parallèlement à cet élément déclencheur, la réflexion s'est portée sur des possibilités de rationalisation et d'économie en matière de courrier, pour aboutir au présent projet.

L'administration de la République et canton de Genève expédie chaque année plusieurs millions d'envois postaux, composés en majorité par du courrier B. Parallèlement et compte tenu des différentes augmentations des taxes postales intervenues ces dernières années, les dépenses du seul courrier B inclus dans le cadre du contrat d'affranchissement à forfait qui lie l'Etat de Genève à la Poste ont progressé de Fr. 3'489'000.-- en 1986 à Fr. 5'100'800.-- en 1998, soit une augmentation de 46%. Dans le même temps, le nombre d'envois du courrier B affranchi à forfait a passé de 6'800'000 en 1986 à 7'390'000 en 1998, soit 8% de plus. Le coût moyen d'un envoi, dans le cadre de l'affranchissement à forfait, est donc passé entre 1986 et 1998 de 51 à 69 cts, soit une augmentation de 35%.

Le courrier B fait l'objet du contrat d'affranchissement en vigueur. Il correspondant, en nombre d'unités, à environ 72% du volume total de courrier sortant et à 88% du courrier affranchi par la Poste (donc hors courrier interne). Le courrier B se décompose en deux types distincts:

➢ Le courrier B2 qui comprend les envois en nombre, c'est-à-dire dès 3000 envois simultanés du même expéditeur, de la même catégorie de format et de même poids. A ce niveau, la Poste facture Fr. 0,46 par envoi jusqu'à 50 g (selon le dépassement de poids, plus Fr. 0,01 ou Fr. 0,02), d'où une économie d'au moins Fr. 0,22 soit 31,4%.

Des comptages effectués par la Poste à raison de deux fois une semaine par an servent de base à l'établissement du montant de l'indemnité annuelle que verse l'Etat de Genève dans le cadre du contrat d'affranchissement à forfait. Le coût global reste donc imprécis. L'évolution du montant de cette indemnité est résumée ci-dessous:

Année  Courrier Courrier Total  Part Indemnité

 B1 B2 B2/B1  en % forfaitaire (Frs)

1995 4'362'835 3'607'805 7'972'640 45.25 4'819'660

1996 4'229'835 3'667'805 7'897'640 46.44 5'083'718

1997 4'229'835 3'667'805 7'897'640 46.44 5'083'718

1998 4'622'812 2'729'769 7'352'581 37.13 5'100'800

1999 4'126'936 3'366'461 7'493'397 44.93 5'044'000

Quant aux colis, la Poste en a dénombré 36'500 en chacune des années 1995 à 1999.

Remarques:

- il n'y a pas eu de comptage en 1997

- les courriers A et B ont été introduits en 1991

- le courrier B1est passé de 50 à 60 cts en 1993 et de 60 à 70 cts en 1996

Parallèlement, il n'y a pas de procédures généralisées mises en place pour le contrôle des coûts liés aux autres types d'affranchissement (recommandés, courrier A, etc.).

2. Etat des lieux

2.1 Enquête interne sur le nombre de pièces de courrier Produites

En automne 1998 a débuté une enquête interne à l'Etat de Genève, destinée à dénombrer d'une manière plus précise le nombre (par catégorie) des courriers établis par l'administration cantonale. Dans ce contexte, sur les quelque 673 (*) services que compte l'administration cantonale, 538 ont été invités en octobre 1998 à remplir un questionnaire préparé à cet effet, et 428 réponses ont été enregistrées jusqu'à fin mars 1999. Les services produisant peu de courrier n'ont pas été contactés.

* Remarques:

Dans l'Annuaire genevois, on répertorie 1533 administrations, directions, services et sous-services. Pour l'enquête ci-dessus, seules les entités administratives utilisant du papier et des enveloppes à l'en-tête de la République et canton de Genève (armoiries et "Post tenebras lux") ont été prises en considération, dès lors que seules celles-ci sont autorisées à faire l'usage de l'affranchissement à forfait selon le contrat entre la Poste et l'administration cantonale.

Les organismes autonomes, tels que l'Hospice général, l'Institut des Hautes Ecoles Internationales, le CASS, les hôpitaux de Loëx, de Bel-Idée et de gériatrie, la clinique de Jolimont, etc. utilisent leurs propres en-têtes et ne sont donc pas inclus dans le contrat de l'affranchissement à forfait.

Il appert que ce sont au total 983 entités administratives qui répondent aux critères de l'affranchissement à forfait. Un certain nombre d'entre elles étant des sous-services, dont le courrier est réuni pour l'expédition dans les services principaux (comme par exemple les services de taxation de l'administration fiscale), d'autres encore n'établissent pas de courrier à en-tête propre et personnalisée (par exemple le stand de tir de Bernex, pour lequel c'est la direction de l'arsenal cantonal qui est responsable de la correspondance) ou celles qui se trouvent en dehors des limites géographiques que le CCCE, au début de son activité, est en mesure de couvrir, on a finalement retenu les 673 lieux administratifs où sont gérés les courriers à expédier.

Le tableau I joint en annexe résume le résultat de l'enquête. Il montre notamment que

-  l'Etat de Genève produirait un peu plus de 18'000'000 pièces de courrier par an;

-  3'600'072 (soit 19,9%) pièces constitueraient actuellement le  courrier interne;

-  4'229'318 (23,4%) documents seraient expédiés en courrier B2;

-  8'389'035 (46,4%) documents seraient expédiés en courrier B1.

Ces données doivent être considérées avec une certaine circonspection, dès lors que d'une part, elles n'englobent pas l'ensemble des services de l'administration cantonale et que d'autre part, le comptage requis n'a duré que quelques semaines. De plus, les services qui ont répondu ne disposaient pas toujours d'informations suffisamment fiables pour répondre avec précision. La marge d'erreur est ainsi estimée dans une fourchette allant de 10 à 20%.

Autres remarques

Le courrier interne est déjà largement utilisé. Avec la mise en place de circuits de distribution étendus et centralement organisés, son volume pourra augmenter et engendrer des économies d'affranchissement postal.

➢ Le courrier A n'a, comparativement au courrier B, que peu d'importance en terme de volume. Son abandon apparaît donc comme envisageable, ce d'autant plus qu'il avait été préconisé par le Conseil d'Etat le 8 août 1990 déjà.

➢ Avec moins de 3000 envois par an, les envois en exprès et en EMS sont peu utilisés et leur recours peut être d'ores et déjà considéré comme exceptionnel.

➢ L'administration cantonale fait déjà largement usage des envois groupés de 3000 plis et plus (courrier B2), puisqu'ils représentent 32,5% du total du courrier A, B1 et B2 cumulés. La généralisation du courrier B2 au détriment du courrier B1 est donc souhaitable, mais n'est réalisable notamment qu'au moyen d'une nouvelle gestion des flux des courriers et par la création du client unique.

2.2 Constatations sur la gestion actuelle du courrier

Hormis les Hôpitaux universitaires et l'Université, organisés en la matière, et dans une moindre mesure certains départements et services sur un plan strictement interne (DAEL, DAM, Hôtel des finances, gendarmerie, services, le CTI pour notamment la distribution des listings informatiques), l'administration cantonale genevoise n'a pas de structure globalement et horizontalement organisée en ce qui concerne la gestion des flux du courrier. On y relève encore des habitudes peu compatibles avec les exigences d'une gestion rationnelle des moyens et des coûts. A titre d'illustration la secrétaire - elles sont d'ailleurs nombreuses - portant elle-même tous les soirs le courrier de son service à la Poste ou à la boîte aux lettres la plus proche.

Ou encore le guichetier qui vide la case postale le matin avant de se rendre à sa place de travail, et le soir, avant de rentrer à domicile, porte le courrier de son service à la Poste. On se trouve en fait en présence de multiples circuits de distribution et d'acheminement, ainsi que de pratiques isolées, ne faisant l'objet d'aucune concertation.

Dans la grande majorité des cas, le gestion du courrier n'est en fait qu'une tâche annexe, effectuée dans le cadre d'une fonction principale.

2.2.1 Personnel chargé du courrier à temps complet et les     véhicules à disposition

Comme on vient de le voir, chaque service est en règle générale organisé de manière autonome et indépendante pour la gestion de son courrier.

Un petit nombre de collaborateurs de l'Etat sont chargés de la collecte, du transport et de la distribution du courrier à temps complet ou à plus de 50% de leur temps de travail:

- un collaborateur à 100% au Département des finances disposant d'une fourgonnette, qui effectue deux trajets quotidiens selon un circuit défini;

- deux collaborateurs et demi à 100% au DAEL disposant également d'une fourgonnette, chargés de prélever deux fois par jour le courrier de cases postales pour l'acheminer vers divers destinataires (OPF Arve-Lac, DIP, Hôtel-de-Ville, DAEL). Ils se chargent également du transport du courrier de ces administrations à la Poste;

- un collaborateur à plein temps à l'Université, se déplaçant en voiture;

- un fonctionnaire à plein temps à l'Office des poursuites et faillites Arve-Lac, qui se déplace à pied pour se rendre à la Poste à la rue de la Madeleine;

-  deux coursiers à plein temps au DJPT, l'un au Nouvel Hôtel de Police, l'autre à l'Hôtel de Police à Carl-Vogt;

-  un collaborateur employé à temps complet comme postier à l'Hôpital cantonal (responsable du bureau postal, également ouvert au public), avec un adjoint également occupé à temps complet dans cette fonction;

-  une dizaine d'autres employés entre 50 et 75% (postes parfois occupés par des chômeurs) dans divers secteurs de l'administration. Ils disposent d'après les renseignements à disposition de deux scooters et de deux voitures.

Une centralisation de la gestion du courrier permettra, à moyen terme, de transférer tout ou partie de ce personnel à la centrale de courrier, sans le remplacer à la place de travail précédente.

2.2.2 La situation actuelle concernant les circuits de distribution interne

Le courrier distribué par des moyens internes à l'administration cantonale échappe à l'affranchissement postal; il est dès lors souhaitable que tout courrier expédié d'un service à un autre, d'un département à un autre, soit acheminé hors du circuit de la Poste.

Il va de soi que les administrations officiant dans un même bâtiment (par exemple le N° 14 de la rue de l'Hôtel-de-Ville, le DAM) organisent l'acheminement du courrier interne au bâtiment par des moyens propres.

Du plus et comme il a été démontré ci-devant, un certain nombre de circuits de distribution sont actuellement exploités, mais de manière cloisonnée: le circuit reliant les bâtiments de l'Université, celui des postes de gendarmerie, ceux faisant partie de la mission des coursiers du DF et du DAEL. Ils desservent au total environ 30% des administrations. Or, aucune liaison n'existe entre ces circuits.

Dans cette situation, le Réseau TELECOM par exemple ne peut pas avoir recours à un circuit interne pour l'acheminement de son courrier à l'Université ou à la prison de Champ Dollon; le service des objets trouvés n'est inclus dans aucun circuit existant; etc.

En revanche, certains lieux, telle la rue de l'Hôtel-de-Ville, connaissent des passages très fréquents de coursiers. C'est ainsi que des adresses précises y sont desservies plusieurs fois par jour par des coursiers différents, dès lors qu'ils sont responsables de circuits différents.

Cela signifie que les autres administrations doivent avoir recours à la Poste pour faire parvenir le courrier à destination de consoeurs. Cet état de fait ne saurait donc être satisfaisant ni sur le plan pratique, ni sur le plan économique.

2.3 Cas particulier: les recommandés du Palais de justice

Les treize juridictions du Palais de justice expédient quelque 225'000 recommandés par an. Le coût unitaire moyen étant de Fr. 6,50, le Palais de justice dépense annuellement en affranchissement postal environ 1'500'000 F. Or, un peu plus des ¾ de ces recommandés, à savoir 175'000 unités, sont destinés aux avocats exerçant à Genève.

Selon la liste officielle du 30 octobre 1999 qui a servi de base à l'étude, Genève compte 1047 avocats et 342 avocats-stagiaires et leurs études sont sises à 281 adresses.

Dans un rayon de 1000 mètres autour du Palais de justice, l'on trouve les études de 949 avocats et 285 avocats-stagiaires à 210 adresses et dans 46 rues. Dans un rayon de 1500 mètres, on situe au total 1016 avocats et 320 stagiaires à 247 adresses. A noter que la quasi totalité des 175'000 recommandés est destinée aux avocats exerçant dans ce rayon.

Face à cette situation et compte tenu du fait que la Poste ne détient pas de monopole en la matière, il serait tout à fait raisonnable d'envisager que lesdits 175'000 recommandés soient distribués par du personnel assermenté de l'Etat de Genève. L'économie en termes d'affranchissement qui en découlerait se monterait à Fr. 1'137'500.--.

Pour que cette distribution par des moyens internes puisse être réalisée, certains chapitres de la Législation cantonale doivent être adaptés. Le projet de loi modifiant la loi de procédure civile (E 3 05) à d'ores et déjà été déposé par la direction du Palais de justice.

Requête complémentaire des avocats

Tant l'Ordre des avocats que les Juristes progressistes, de même que le procureur général de la République et canton de Genève ont accueilli favorablement le projet de la distribution des recommandés du Palais de justice dans les études d'avocats par du personnel assermenté de l'administration.

Saisissant l'opportunité, les avocats ont formulé la demande de pouvoir confier aux "huissiers-coursiers" les plis recommandés qu'ils destinent au Palais de justice. Une suite favorable sera donnée à cette requête dans les meilleurs délais, c'est-à-dire une fois que la distribution des recommandés aura atteint ses objectifs. Cette prestation ne sera cependant pas gratuite, mais son coût sera inférieur à celui de la Poste; le prix par pli pris en charge par les huissiers-coursiers se situera ainsi entre Fr. 2,50 et Fr. 3.--. Le cas échéant, une recette au profit de l'Etat de Genève d'environ Fr. 200'000.-- pourrait être envisagée.

2.4 Coût annuel de l'affranchissement postal

Sur la base des renseignements obtenus auprès d'administrations concernées, il appert qu'en 1999, l'Etat de Genève aurait dépensé en matière d'affranchissement postal la somme de Fr. 16'862'925.--. Le tableau II annexé ci-après en illustre le détail.

En l'espèce, il s'agit de préciser que ce chiffre est une estimation basée sur les réponses aux questionnaires envoyés aux services et qu'il concerne le "; grand Etat " (y compris subventionnés (université, HUG, etc.)).

La ligne "; coût courrier Etat " est représentative du "; petit Etat " et est à comparer avec le coût du courrier comptabilisé en 318.51 (frais de port et d'affranchissements) et 318.52 (affranchissement à forfait) pour un total de Fr. 8'492'599.-- pour 1999.

La différence s'explique par le manque de fiabilité possible dans les réponses des administrations d'une part, ainsi que d'une éventuelle sous-estimation du volume de courrier par la méthode d'affranchissement à forfait d'autre part.

Par ailleurs, certaines administrations bénéficient d'une prise en charge ou d'un remboursement ultérieur des frais d'affranchissement par la Confédération (CCGC, OCAI, arsenal).

Quant aux Offices des poursuites et faillites (OPF), ils règlent les frais des envois expédiés sous pli recommandé en relation avec les poursuites et faillites en les prélevant, en conformité avec les dispositions de la LP (loi fédérale sur les poursuites et faillites) sur les avances de frais que doivent acquitter les créanciers.

3. La situation de l'Etat de Genève face à la Poste

3.1 Importance de l'Etat de Genève auprès de la Poste

Considéré sous l'angle d'une seule entité, l'Etat de Genève est dans le canton l'un des clients les plus importants de la Poste en matière de courrier. Comme on l'a vu ci-dessus, l'administration cantonale prise dans son ensemble expédie ainsi chaque année quelque 15 millions d'envois pour une dépense d'environ 17'000'000 F.

3.2 Stratégie de la Poste à court et à moyen terme

La Poste a diversifié sa palette des prestations, mais chacune d'elles est dorénavant payante. Certes, le coût de l'affranchissement englobe toujours l'acheminement de l'objet postal vers son destinataire par le facteur au cours de sa tournée. Mais, en dehors de cela, toute prestation supplémentaire est dorénavant facturée, comme par exemple des levées ou des distributions de courrier selon les souhaits spécifiques des clients.

Dans ce contexte, force est de constater que les tarifs postaux tendent vers une augmentation. A partir du 1er juillet 2000, le coût notamment des colis a d'ailleurs d'ores et déjà été revu à la hausse.

En outre, L'Etat de Genève aura d'ici peu à faire face à une inconnue de taille, à savoir à la politique des prestations et prix que la Poste pratiquera, lorsqu'au moment de sa libéralisation, elle s'appuiera sur les normes de la concurrence sur le modèle des Postes européennes.

3.3 Suppression de l'affranchissement à forfait

L'Etat de Genève est à l'heure actuelle dans notre canton encore le seul client de la Poste à utiliser l'affranchissement à forfait. Or, depuis sa séparation du secteur TELECOM, la Poste se comporte comme toute entreprise privée confrontée à la concurrence. Tous ses efforts tendent vers une efficacité optimale grâce à une rationalisation rigoureuse, afin de s'assurer une meilleure rentabilité. C'est dans cette optique qu'elle a décidé de supprimer l'affranchissement à forfait avec effet au 1er janvier 2001.

3.4  Rabais accordés par la Poste sur l'affranchissement du courrier et conditions y relatives

3.4.1 Le courrier B2

Une lettre isolée en courrier B (B1) jusqu'à 50 grammes, de format B5 (250 x 176 mm, 20 mm d'épaisseur) ou B4 (353 x 250 mm, 20 mm d'épaisseur) coûte Fr. 0,70. Pour les envois en nombre dès 3000 pièces (donc de même format, de même poids et du même expéditeur), la Poste facture Fr. 0,46 la pièce, avec en sus Fr. 0,01 ou Fr. 0,02 selon le poids dépassant les 50 grammes.

A l'heure actuelle, un certain nombre d'administrations (dont l'administration fiscale, le service des élections et votations, l'office du personnel de l'Etat, le service de la taxe d'exemption de l'obligation de servir, et quelques autres entités administratives) bénéficient déjà de ce tarif B2.

3.4.2 Propositions de la Poste à partir de 2001

a) Le tarif B2 sera appliqué pour les envois à partir de 500 lettres de même poids, de même format et du même expéditeur.

b) Pour les colis entre 2 et 30 kg, pour autant qu'ils soient centralisés pour les besoins de l'apposition obligatoire de l'étiquette à code-à-barres. Pour des raisons pratiques, la Poste n'est en effet pas en mesure de remettre de telles étiquettes à des dizaines d'administrations réparties dans le canton. Ainsi, sur la base du comptage effectué en 1999 et indiquant une expédition de 48'200 colis pour ladite année, la Poste proposait un prix unitaire moyen de Fr. 6,21 (TVA incluse). Compte tenu de l'augmentation du nombre de catégories de poids et du coût des colis à partir du 1er juillet 2000, de nouvelles négociations devront avoir lieu.

c) Les documents expédiés par Express mail service (EMS) coûtent pour un poids entre 20 et 5000 grammes

- entre Fr. 34.-- et Fr. 82.-- pour les envois en Europe;

- entre Fr. 70.-- et Fr. 232.-- pour les envois sur d'autres  continents.

 La Poste propose un rabais de 18% jusqu'à 50 envois mensuels,  c'est-à-dire pour les 23 envois mensuels en EMS relevés lors du  comptage 1999. Ce rabais sera revu à la hausse (25% de 51 à  100 envois mensuels), si l'administration cantonale confie à la  Poste tout ou partie des envois en EMS qu'elle fait actuellement  expédier par des entreprises concurrentes (Fedex, UPS, DHL,  etc.).

d) S'agissant des lettres pour l'étranger, le rabais accordé par la Poste est de 10 à 12% pour un volume annuel de 50'000 pièces, à la condition que le dépôt soit centralisé.

e) Finalement, la Poste accordera un rabais sur le chiffre d'affaires à partir de Fr. 8'000'000.--, à la condition que ce CA soit réalisé par un seul et même client. Ce rabais pourra être revu à la hausse en fonction d'une augmentation du chiffre d'affaires.

4.  L'opportunité de réaliser des économies et non-dépenses substantielles

A l'instar d'autres grandes entreprises comparables à l'administration cantonale de Genève, l'Etat de Genève se trouve face à une opportunité de réaliser des économies et des non-dépenses en matière d'affranchissement.

Le Groupe interdépartemental courrier - mis sur pied par le Conseil d'Etat en y nommant un représentant par département, un pour la Chancellerie, deux pour le Centre des technologies de l'informatique (CTI) et un dernier pour l'Economat cantonal - propose les mesures énumérées ci-après, qui ont été retenues sur la base d'une collaboration intense avec des représentants de la Poste:

➲ transformation de l'Etat de Genève, respectivement de ses administrations, en un client unique pour le courrier à expédier par la Poste. A cet effet, seront affichés à l'emplacement de l'adresse expéditrice visible sur l'enveloppe ou au travers de la fenêtre: les armoiries de Genève, "Post tenebras lux", 1211 Genève 2, ainsi que le nom du département, de l'unité administrative et / ou du service;

➲ généralisation des enveloppes C4 et C5 à double fenêtre et limitation des enveloppes ne répondant pas à ces normes;

introduction du Port payé (P.P.) en remplacement de l'affranchissement à forfait;

➲  création du Centre de collecte du courrier de l'Etat (CCCE) avec mise sur pied parallèle

  -  de circuits de collecte et de distribution du courrier interne, et

  - de la distribution des recommandés du Palais de justice aux  avocats ayant leurs études dans un rayon de 1000 mètres  autour de la place du Bourg-de-Four;

➲  introduction généralisée du code-à-barres pour les besoins de l'imputation des frais d'affranchissement, de la tenue de statistiques et de la gestion de plis retournés par la Poste,

➲  extension du courrier interne, également en ce qui concerne les lettres que l'administration cantonale adresse à ses collaboratrices et collaborateurs.

Grâce à ces mesures centrales dont certaines sont encore à l'étude, la répartition des flux de courrier pourra être adaptée à des normes de rationalisation et d'économies, comme le fait apparaître le tableau III ci-après:

♦ 90% du courrier A (Fr. 0,90) sera expédié en courrier B2; un solde de courrier A de 10% est toléré pour pouvoir faire face à des situations particulières; économie escomptée : 113'987 F ;

♦ l'ensemble du courrier actuellement affranchi au tarif B1 (Fr. 0,70) sera à l'avenir transféré au tarif B2 (Fr. 0,48), soit une économie de (Fr. 0,22 X 5'900'715 + 615'531 =) Fr. 1'433'574 ;

♦ courrier express : compte tenu de la nature de ses envois, le Registre des tumeurs continuera à expédier ses courriers uniquement par la voie expresse. En revanche, 90% du solde des express de l'administration seront acheminés par courrier B2, d'où une autre économie de quelque Fr. 1'500.-- (122 - 12 = 110 X Fr. 14.--). Dans ce domaine, une tolérance de 10% est admise pour l'usage exceptionnel du courrier express.

On généralisera d'autre part le retour à l'administration des recommandés qui n'ont pu être distribués par la Poste en courrier B, à l'exception du Palais de justice qui est soumis à des normes juridiques spécifiques.

La Poste a en effet comme principe de restituer les recommandés qu'elle n'a pas pu distribuer en courrier recommandé, donc au tarif de Fr. 5.-- (au moins). Par l'apposition d'une inscription sur l'enveloppe du message recommandé "en cas de non distribution, retour en courrier B", la Poste ne facturera plus que Fr. 0,70. L'économie prévisible en la matière, sur une moyenne de 10% de recommandés qui sont annuellement retournés à l'administration, est arrondi de Fr. 325'000.-- (1'025'163 recommandés pour l'administrations - les 225'000 du Palais de justice, 10% du solde = 75'000 X Fr. 4,30).

Par ailleurs, les réformes à entreprendre se doivent de répondre nécessairement aux normes suivantes:

➢ la maîtrise et la transparence des coûts;

➢ la prise en considération des possibilités d'économies et de non-dépenses en matière de courrier, par exemple par la volonté de favoriser et d'étendre le courrier acheminé hors du circuit de la Poste (courrier interne);

➢ le respect des règles postales pour les activités que l'administration exécutera par ses propres moyens (notamment en ce qui concerne les plis recommandés);

➢ la durabilité et la fiabilité.

5. Solution d'une réforme de la gestion du courrier de l'Etat de Genève

Force est de constater que les tarifs préférentiels et les rabais que la Poste est prête à accorder sont très intéressants; ils sont cependant soumis à des contraintes précises. Or, pour réunir les critères idoines, un certain nombre de mesures indispensables doivent être prises, tant au niveau structurel qu'au niveau organisationnel.

Quant au fonctionnement strictement interne à l'administration, d'autres démarches s'avèrent nécessaires pour produire de nouvelles économies dans le domaine de l'affranchissement.

5.1 Etat de préparation de l'Etat de Genève face aux contraintes imposées par la Poste

Client unique comme expéditeur

Pour pouvoir bénéficier du rabais sur le chiffre d'affaires, ainsi que sur les envois en nombre en courrier B2 (dès le 1.1.2001: dès 500 enveloppes de même poids et de même format), la Poste n'accepte que le critère d'un seul et unique expéditeur. Cela implique une seule adresse d'expédition.

Pour l'heure, chaque service de l'administration cantonale est donc un expéditeur distinct pour la Poste, de sorte de l'Etat de Genève en compte plus de 1000. Le chiffre d'affaires de chacun de ces "clients" étant peu important, aucun rabais n'est susceptible d'être accordé. Par ailleurs, seules les administrations expédiant de grandes quantités de courriers (Département des finances, services des élections et votations, etc.) peuvent bénéficier du tarif préférentiel B2. En d'autres termes, la grande majorité des services ne remplissent pas les conditions du tarif susmentionné.

La solution négociée avec la Poste impose les normes suivantes:

a) chaque service et administration conserve sa dénomination propre. Exemple: Département des finances - Economat cantonal - Direction

b) dans l'adresse expéditrice, les seuls éléments visibles seront :

 ● les armoiries de Genève

● Post tenebras lux

● République et canton de Genève

● 1211 Genève 2

5.1.2 Limitation du nombre de formats d'enveloppes - généralisation de l'enveloppe à double fenêtre

L'Economat cantonal commande chaque année plusieurs dizaines de formats d'enveloppes, portant par ailleurs plusieurs dizaines d'impressions différentes pour l'administration cantonale. Cet état de fait génère des coûts d'impression (diversité des adresses à imprimer) et une lourdeur dans la gestion des stocks en raison de la multiplicité des formats d'enveloppes et du grand nombre d'adresses différentes imprimées sur ces dernières. Depuis novembre 1999, le seul DIP a ainsi consommé 1'650'000 enveloppes contenant 300 textes d'impression différents pour les formats C6, C6/5, C5, B5 et B4.

Des solutions à l'étude pour résoudre le problème lié aux enveloppes sont en cours.

5.1.3 Le Port payé (P.P.) remplaçant l'affranchissement à forfait

Dans ce domaine, il s'agit de répondre à la question de savoir qui affranchira à l'avenir le courrier de l'administration cantonale, la Poste ou l'Etat de Genève, selon les trois cas de figures suivants :

➢ Si l'affranchissement est confié à la Poste, les dépenses seront globalement élevées malgré les rabais pour envois de masse (courrier B2) que la Poste est disposée à accorder. En effet, pour chaque affranchissement, la Poste facture entre 5 et 13 centimes selon le poids, le format et la dimension de l'objet à expédier. Il est cependant vrai que dans ce cas de figure, la maîtrise et la connaissance exacte des coûts seraient garanties et l'Etat n'aurait pas à acheter ou à louer des machines à affranchir. A ce jour, l'Economat cantonal a d'ailleurs acquis 28 de ces machines pour un montant global de Fr. 117'725.--, auquel il convient de rajouter les coûts annuels d'entretien de Fr. 26'000.--.

Si l'Etat de Genève se charge lui-même de l'affranchissement, il faudra généraliser la mise en place de machines à affranchir, en d'autres termes, il s'agira d'en acquérir au moins 350 à 400. Dans ce cas, il y aura lieu d'élaborer une méthode de contrôle stricte pour éviter les abus d'utilisation de ces machines à des fins privées, et veiller à ce que la dissémination de ces appareils ne contrecarre pas le principe privilégiant le courrier envoyé en nombre (courrier B2).

Or, en matière de machines à affranchir, un autre problème se profile à l'horizon: la Poste n'acceptera dès 2003 ou 2004 plus que des machines à téléchargement. Cela signifie que le client devra au préalable créditer à la Poste un certain montant pour chaque machine pour qu'elle soit utilisable. Pour ce faire, un réseau informatique devra de surcroît être créé. Les anciennes machines à affranchir (utilisables au plus tard jusqu'en 2004) ne répondant plus aux normes de la Poste, ne pourront plus être revendues ou réaffectées.

Les deux méthodes ci-dessus s'avérant trop coûteuses et n'étant pas efficientes, elles sont écartées au profit de celle du Port payé (P.P.). Le P.P. permet en effet de régler l'ensemble des problèmes liés à l'affranchissement de tous les envois groupés dès 50 enveloppes de même format, de même poids et du même expéditeur. A remarquer que le changement du texte figurant sur les enveloppes "affranchi à forfait" en "P.P." n'entraînera aucun frais supplémentaire d'impression. A signaler finalement que l'utilisation du P.P. n'est soumise qu'à une seule contrainte, à savoir celle nécessitant l'établissement d'un bordereau d'accompagnement à remettre à la Poste pour chaque envoi dès 50 enveloppes.

5.1.4  Le dépôt centralisé du courrier - création du Centre de  collecte du courrier de l'Etat (CCCE)

Pour garantir une généralisation totale du courrier B2, une augmentation substantielle du courrier interne à l'Etat de Genève, ainsi que l'obtention optimale des rabais accordés par la Poste pour les colis, les lettres pour l'étranger et les envois en EMS, le dépôt centralisé du courrier s'impose de toute évidence. En l'espèce, il s'agit de choisir entre le dépôt dans les dix bureaux postaux proposés par la Poste, et le dépôt dans un centre à mettre sur pied par l'Etat de Genève.

L'alternative aux propositions de la Poste est que l'Etat de Genève crée son propre centre de collecte du courrier, ledit "Centre de collecte du courrier de l'Etat" (CCCE), qui nécessite pour son fonctionnement 30 employés. Les précisions sur le CCCE figurent sous le chapitre 6.

5.1.5 Le comptage et le pesage du courrier

Parallèlement à la centralisation du courrier, l'intention est de centraliser le budget relatif au courrier. Les dépenses seront ensuite reventilées, par le biais des imputations internes, aux départements en fonction du nombre et du genre des courriers qu'ils auront expédiés, ainsi que des tarifs postaux en vigueur.

Le CCCE devra donc disposer de moyens techniques adaptés pour d'une part

- compter, peser et affranchir le courrier selon les normes postales;

- dénombrer le courrier selon sa provenance;

- établir des listes statistiques pour chaque département (ou  service selon le souhait) aux fins des imputations internes.

5.1.6 Le code-à-barres pour l'imputation des frais  d'affranchissement, pour les statistiques et pour la gestion  des envois que la Poste n'a pas pu délivrer

Le code-à-barres, répondant aux normes de la future CFI (comptabilité financière intégrée), sera visible à la place de l'adresse postale du service expéditeur soit au travers de la fenêtre de gauche de l'enveloppe standard, soit imprimée sur les enveloppes des administrations qui, pour le moment, ne peuvent pas encore utiliser les enveloppes à double fenêtre. Il va de soi que l'adresse postale complète continuera à figurer sur toutes les lettres expédiées par l'Etat de Genève; elle ne devra simplement pas être reconnue par les appareils-lecteurs de la Poste (critère du client unique).

Le code-à-barres servira également à l'identification précise de l'expéditeur par le CCCE, lorsque celui-ci devra retourner à l'expéditeur les envois que la Poste n'aura pas pu délivrer. Au moyen de l'adresse unique "République et canton de Genève, 1211 Genève 2", la Poste acheminera en effet ces objets pour suite utile au CCCE.

Un exemple du code-à-barres est joint en annexe IV au présent projet.

5.2 Mesures déjà décidées par le Conseil d'Etat (extrait du PV du 5 avril 2000)

Par son extrait du procès-verbal de la séance du 5 avril 2000 (annexe V), le Conseil d'Etat a d'ores et déjà pris des décisions dans le cadre de la réforme du courrier à mettre en place en raison de la suppression de l'affranchissement à forfait. En résumé, il s'agit des décisions suivantes:

- distribution du courrier aux collaborateurs et collaboratrices de  l'Etat sur le lieu de travail chaque fois et où cela est possible, à  l'exception des décomptes de salaire;

- extension du courrier interne, du fax et de la messagerie  électronique;

- suppression du courrier A et des envois en express (sauf  exceptions justifiées);

- retour des recommandés en courrier B (sauf Palais de justice);

- introduction généralisée du port payé (PP);

- mise en oeuvre des modifications légales et réglementaires  nécessaires à la notification des recommandés du Palais de  justice dans un rayon d'un kilomètre par des moyens internes et  étude de faisabilité du ramassage du courrier destiné au Palais.

6. Le centre de collecte du courrier de l'Etat (CCCE)

Le CCCE sera rattaché au Département des finances et aura les caractéristiques énumérées ci-après.

6.1 Mission

Le CCCE a comme mission

➢  de collecter l'ensemble du courrier de l'Etat, en instaurant des  circuits de ramassage et des centres de collecte intermédiaires  (CIC);

➢  de distribuer le courrier interne à l'Etat;

➢  de trier par genre, de peser, d'apposer les étiquettes postales à  code-à-barres là où cela s'impose, d'affranchir et de préparer les  objets postaux à prendre en charge par la Poste, accompagnés  des bordereaux pour le courrier B2 et pour les recommandés;

➢ de distribuer les recommandés du Palais de justice aux avocats  dont l'étude est sise dans un rayon d'un kilomètre à compter de la  Place du Bourg-de-Four.

6.2  La limite géographique de la collecte

Avec les moyens dont il dispose, le CCCE ne sera pas à même de couvrir le territoire cantonal entier par ses circuits de collecte et de distribution. Son action se limitera donc dans un premier temps à la Ville et aux grandes communes environnantes; les communes de la campagne genevoise (Chancy, Perly, Gy, Corsier, Céligny etc.) pourront être incluses dans les circuits grâce à l'appui des mairies et à la collaboration avec l'Association des communes genevoises. Or, les 673 administrations se trouvent précisément à l'intérieur de cette limite géographique.

6.3 L'organisation et la répartition des tâches (graphique VI)

Le Centre de collecte du courrier de l'Etat (CCCE) s'installera dans le bâtiment sis au N° 76 de la route des Acacias, à l'exception du groupe chargé des recommandés du Palais de justice qui, quant à lui, sera hébergé dans les murs du Palais de justice.

Le CCCE est composé de cinq secteurs de travail distincts, dont voici les caractéristiques essentielles :

 6.3.1 La direction du CCCE

Composition

Rattaché au Département des finances, la direction du CCCE est composée d'un chef du CCCE (cl. 13 (*)), d'un chef adjoint du CCCE (cl. 11), d'un/e secrétaire (cl. 10) et d'un chef adjoint responsable des recommandés du Palais de justice (cl. 10).

* Explication: "cl." signifie "classe de salaire" selon les normes de l'administration cantonale

Fonctions du CCCE

Essentiellement, la direction du CCCE définit les lignes directrices de l'activité du centre; exerce l'autorité de contrôle en matière notamment d'application des directives d'affranchissement et de formats d'enveloppes; gère les services généraux du CCCE; collabore à l'établissement des conventions tarifaires avec la Poste ou avec d'autres prestataires; perçoit les émoluments pour la prise en charge de courriers de clients extérieurs; rembourse aux avocats les frais de procédures selon les instructions des juridictions du Palais de justice; maintient les relations avec les administrations cantonales, les mairies des communes genevoises, la Poste, les centres de courrier de la Confédération et des autres cantons, ainsi qu'avec les destinataires des recommandés du Palais de justice; établit les statistiques à communiquer aux départements; participe à des groupes de travail au niveau cantonal et fédéral.

6.3.2 Les services du CCCE

a) Le secteur des chauffeurs-coursiers

Au nombre de six (1 cl. 8 et 5 cl. 7), les chauffeurs-coursiers ont comme mission de collecter le courrier de l'administration pour le centraliser au CCCE, et de distribuer le courrier interne à l'administration. En cas de besoin, ils peuvent être appelés à exécuter des transports de courriers urgents, ou collaborer aux autres tâches du centre (tri du courrier, affranchissement des colis, etc).

La collecte s'effectue sur la base de circuits élaborés à cet effet et selon un plan horaire précis. Les renseignements et modifications éventuelles y relatifs sont communiqués aux administrations concernées. Deux des circuits sont desservis deux fois par jour, les deux autres une fois par jour, une seconde fois en cas de besoin.

Ce secteur disposera de deux fourgonnettes et de quatre camionnettes.

Remarque: les deux chauffeurs que le DAEL emploie à temps complet pour des missions de courrier (prélèvement des cases postales, courriers spéciaux) seront ponctuellement attribués au CCCE, au maximum à la demi-journée, en cas d'absences imprévues des chauffeurs du centre.

b)  Le secteur du tri des lettres, des EMS, des express et des envois  à l'étranger

Les neuf collaboratrices et collaborateurs (cl. 6) ont comme mission

● d'entreposer dans les casiers prévus à cet effet le courrier interne  selon le N° du centre de responsabilité (CR) pour être acheminé  par les chauffeurs-coursiers,

● de trier le courrier "lettres sortantes" par format et poids, et de  l'entreposer par lots dans des caisses destinées à la levée par la  Poste,

● d'établir les bordereaux postaux d'accompagnement,

● de reprendre, le cas échéant contre paiement, les courriers  retournés par la Poste,

● en cas de besoin, d'aider les autres secteurs dans leurs activités.

Ce secteur disposera notamment des deux machines (comptage, pesage et affranchissement) acquises par le CCCE, ainsi que de casiers de tri.

c) Le secteur des recommandés et colis

La mission des six employé(e)s (cl. 6) de ce secteur consiste à :

● trier, numéroter et affranchir les courriers par format et poids,

● établir les bordereaux d'accompagnement pour les  recommandés à remettre à la Poste;

● peser et à affranchir les colis;

● entreposer, dans des caisses postales prévues à cet effet, les  recommandés et bordereaux d'accompagnement, ainsi que les  colis à être levés par la Poste;

● aider, en cas de besoin, les collègues des deux autres secteurs.

Remarque: les caisses et chariots nécessaires à ces trois premiers secteurs seront mis gratuitement à la disposition du CCCE par la Poste.

d) Le secteur des recommandés du Palais de justice

Ce secteur est composé d'un responsable (membre de la direction), épaulé d'un/e secrétaire (cl. 9) et de quatre huissiers-coursiers assermentés (cl. 6), dont la mission est

● de prendre en charge les courriers recommandés émanant des  treize juridictions du Palais de justice, destinés aux avocats dont  les études se trouvent dans un périmètre de 1000 mètres à compter  de la place du Bourg-de-Four, selon des circuits et horaires  déterminés;

● d'établir les bordereaux de contrôles;

● de remettre auxdits avocats, contre signature, les envois  recommandés;

● de confirmer aux juridictions expéditrices les données concernant la  livraison des recommandés (date et signature), puis à moyen terme,  de prendre également en charge les recommandés que les avocats  destinent au Palais de justice, selon des modalités qui seront  élaborées d'entente avec les parties intéressées (notamment le prix  de la prise en charge);

● de rembourser aux avocats les frais de procédures selon les  instructions du Palais de justice.

Projet

Lorsque ce secteur sera pleinement opérationnel, il pourra également se charger de la distribution, dans le même périmètre, des recommandés à l'adresse des personnes morales (banques, fiduciaires, grands magasins, etc.) que lui confieront d'autres administrations, telle l'administration fiscale ou le service des contraventions, etc.

Il s'ensuivra une économie supplémentaire en matière de frais d'affranchissement.

 6.3.3 Le personnel nécessaire pour le fonctionnement du CCCE   et son traitement

Le CCCE a donc besoin au total de 30 collaboratrices et collaborateurs, dont la somme des traitements annuels se monte à Fr. 2'250'516.-- (charges sociales de 22,6% comprises).

Ces personnes seront engagées de la manière suivante:

- 15 sous contrat fixe (4 cadres, 6 chauffeurs du CCCE, 1 secrétaire   et 4 coursiers du secteur Palais de justice)

- 15 sous forme d'un contrat d'auxiliaire renouvelable pour trois  années au maximum.

6.4 Les circuits et centres de collecte intermédiaires

Sous peine d'être contraint d'engager un grand nombre de chauffeurs supplémentaires, le CCCE ne saurait collecter le courrier en passant auprès de toutes les 673 administrations qui expédient du courrier.

Pour faire face à la mission de collectage, 89 Centres intermédiaires de collecte (les CIC) ont été mis sur pied. Ces CIC se situent tous dans les locaux administratifs occupés par du personnel, et choisis à cet effet en commun accord entre les administrations concernées et le CCCE. A chacun des CIC sont rattachés en moyenne 7 services expéditeurs de courrier, qui devront apporter au CIC désigné le courrier sortant (courrier interne et courrier à expédier par la Poste) et y prélever le courrier qui lui est destiné (interne et retours de la Poste), acheminé par le coursier du CCCE. La distance entre le CIC et les services rattachés ne dépassera dans la mesure du possible pas 300 mètres, de sorte que les déplacements pourront se faire à pied.

Le matériel d'entreposage nécessaire (caisses et sacs) sera mis à disposition gratuitement par la Poste.

Parallèlement huit circuits de collecte sont mis en exploitation, qui seront parcourus en principe deux fois par jour par le passage auprès des CIC définis sur chaque circuit. Le graphique VIII joint en annexe présente l'un de circuits de collecte mis en place.

6.5 Les objectifs visés en ce qui concerne le délai de livraison  du courrier

Pour le courrier interne

- le courrier collecté le matin du jour J sera déposé dans les CIC le  lendemain (jour J + 1),

- et celui collecté l'après-midi, le jour J + 1 mais au plus tard le jour  J + 2,

pour autant que l'adressage figurant sur les enveloppes du courrier interne soit conforme et lisible.

Pour le courrier à lever par la Poste au CCCE

- le courrier collecté le matin du jour J sera levé par le Poste  le même jour;

- le courrier collecté l'après-midi sera levé par la Poste le  lendemain, soit le jour J + 1.

Pour les recommandés du Palais de justice

Les recommandés confiés le jour J au CCCE par les juridictions du Palais de justice seront en principe remis aux destinataires le lendemain, soit le jour J + 1. Exceptionnellement et sur demande spéciale, ces plis pourront être délivrés le jour même de la prise en charge.

7. Résultat de l'appel d'offre adressé à des entreprises  de transport de courrier

7.1 Réponse d'entreprises privées

Le "projet CCCE" a été soumis à quelques entreprises spécialisées dans le transport du courrier, et ces dernières ont été invitées à produire une offre comparative. Les résultats de cette démarche ont été les suivants:

4 entreprises ne souhaitaient pas ouvrir un secteur supplémentaire dans leurs sociétés. Celles-ci estimaient par ailleurs que la prise en charge du courrier de l'Etat exigeaient une trop forte restructuration. L'une d'elle a encore précisé qu'elle ne proposait pas de service domestique ou national. Les trois autres sociétés ont déclaré en mars 2000 ne pas être intéressées au projet.

une (par une réponse écrite du 6 mars 2000 rédigée en allemand) a également décliné l'offre, dès lors que ses coursiers sont tous et sans exceptions occupés à temps partiel (sur demande). La mise sur pied d'une organisation du genre du CCCE lui a également semblé trop lourde.

Une autre aurait été disposée à prendre en charge la seule distribution des recommandés du Palais de justice. Cette offre n'a donc pas été retenue.

Seule la Poste a fait une offre de sous-traitance qui a pu être prise en considération.

 L'offre de sous-traitance de la Poste du 4 août 2000

Le tableau "comparaison entre le budget du Centre collecteur (CCCE) y compris les recommandés du Palais de justice (PJ) et celui de la Poste" (annexe X) met en évidence une différence budgétaire en défaveur de la Poste de Fr. 1'961'720.--.

Ces constatations appellent les quelques commentaires - non exhaustifs - suivants:

☞ Le fait que le CCCE distribuera les recommandés du Palais de  justice par ses propres moyens engendre une économie  d'affranchissement nette de Fr. 1'137'500.--, économie que la  Poste ne pourrait accorder à l'Etat de Genève.

☞ La Poste a fixé le taux d'amortissement des logiciels informatiques, des véhicules et des machines de traitement du courrier sur la durée contractuelle, c'est-à-dire sur une durée de trois ans.

 Contrairement au CCCE, la Poste travaille avec du personnel en  flux continu, ce qui signifie qu'elle doit procéder à une formation  permanente au profit des employés qui seraient chargés du  courrier de l'Etat de Genève.

☞ La Poste est soumise à la TVA qu'elle refacture à l'Etat au taux de 7.6% dès 2001.

☞ L'offre de sous-traitance de la Poste peut subir des modifications  et adaptations rapides quant aux coûts facturés, à savoir dès la  constatation d'une variation de 5% des volumes de courrier à  traiter par module.

☞ La Poste facture les prestations particulières en sus, comme par  exemple la prise en charge du courrier que le service du Grand  Conseil expédie d'urgence, jusqu'à 22h00, aux députés du Grand  Conseil.

☞ La Poste a fixé la durée de son contrat à 3 ans.

Nouvelle offre de la Poste du 9 octobre 2000 "; partage des tâches entre le CCCE et La Poste " (annexe XI et XII)

Ce projet met en exergue le partage des tâches suivantes :

la collecte du courrier et la distribution du courrier interne à l'Etat seraient à la charge du CCCE ;

le tri et l'affranchissement du courrier seraient assumés par la Poste, pour un montant de Fr. 1'157'907.--

Cette offre permettrait au CCCE d'économiser 9 collaborateurs ou (9 cl. 6/9 à Fr. 71'560.--) Fr. 644'040. de frais de personnel. Certains investissements ou dépenses fixes sont également supprimés ou fortement réduits. Après affinement du budget, il apparaît que le coût de fonctionnement du centre (hors contribution de la poste) s'élèverait à Fr. 2'013'980.--, et porterait le budget total de fonctionnement à Fr. 3'171'887.--.

Il en résulterait un budget de fonctionnement supérieur à celui du CCCE (sans partage des tâches) de Fr. 331'996.--.

Les démarches à entreprendre sur le plan informatique (bureautique, grosses applications, acquisition d'un logiciel pour les recommandés)

Le "projet courrier - projet CTI 2501" du 23 juin 2000 (annexe XIV), établi par le Centre des technologies de l'information (CTI), met en évidence qu'une adaptation informatique s'imposera, quelque soit le mode d'acheminement du courrier que l'administration cantonale choisira.

La synthèse financière de ce projet fait apparaître les coûts suivants:

- pour la solution in-house-Post (la Poste se charge du courrier)

Le coût de l'adaptation informatique se montera à Fr. 1'231'720.--.

- pour la solution du CCCE

Cette solution aura un coût supplémentaire de Fr. 225'726.--, imputable à l'achat de matériel, d'un logiciel et de son installation, au développement de l'application "gestion des recommandés" et à l'introduction du code-à-barres.

L'adaptation informatique s'effectuera en plusieurs temps:

d'abord la bureautique (introduction du code-à-barres à la place de l'adresse, ajustement du champ adresse aux normes standards de la fenêtre de l'expéditeur). Cette adaptation aura lieu dans un délai très bref;

les applications métiers en train d'être créées ou en cours de réécriture seront également immédiatement adaptées;

les applications métiers, pour lesquelles une nouvelle version est prévue à court et à moyen terme, seront adaptées dans les délais de la nouvelle version;

finalement, pour les applications métiers récemment installées, on décidera ultérieurement de la date de l'adaptation aux nouveaux besoins en matière de courrier.

9. Conclusion

Au vu des éléments qui précèdent, et compte tenu de la proche échéance de la suppression de l'affranchissement à forfait fixée par la Poste au 30 avril 2001, nous vous recommandons, Mesdames, Messieurs les députés, de voter le présent projet de loi ouvrant un crédit d'investissement et de fonctionnement qui permettra la mise en place du Centre de collecte du courrier de l'Etat (CCCE).

Annexes :

Décompte du nombre et genres de courriers produits par l'Administration cantonale genevoise

Coût de l'affranchissement total

Nouvelle répartition des genres et flux du courriers par la mise en place du CCCE

Exemple du nouveau code-à-barres

Extrait du procès-verbal du CE du 5 avril 2000

Organigramme fonctionnel et répartition des tâches du CCCE

Temps du traitement du courrier de l'Etat (performances)

Exemple de circuit de collecte du CCCE

Offre de sous-traitance de la Poste du 4 août 2000

Comparaison entre le budget du Centre de collecte du courrier de l'Etat (CCCE) y compris les recommandés du Palais de justice(PJ) et celui de la Poste

Comparaison entre l'offre de la Poste du 9 octobre 2000 "; partage des tâches entre le CCCE et la Poste " et le budget du CCCE

Mailroom de l'Etat de Genève de la Poste du 09.10.00

Cadre des prestations proposées (offre du 9 octobre 2000)

Projet courrier - projet CTI 2501 du 23 juin 2000 par Madame Christine Aïdonidis

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

Ces projets sont renvoyés à la commission des finances sans débat de préconsultation.