Séance du
jeudi 26 octobre 2000 à
17h
54e
législature -
3e
année -
11e
session -
45e
séance
PL 8363
Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genèvedécrète ce qui suit :
Art. 1 Crédit d'investissement
Un crédit d'investissement de 1 425 000 F (y compris TVA et renchérissement) est ouvert au Conseil d'Etat pour la conduite opérationnelle du personnel de police.
Il se décompose de la manière suivante :
Art. 2 Budget d'investissement
Ce crédit sera réparti en tranches annuelles inscrites au budget d'investissement en 2001 sous la rubrique 17.00.00.536.49.
Art. 3 Financement et couverture des charges financières
Le financement de ce crédit est, au besoin, assuré par le recours à l'emprunt dans le cadre du volume d'investissement « nets-nets » fixé par le Conseil d'Etat, dont les charges financières en intérêts et en amortissements sont à couvrir par l'impôt.
Art. 4 Amortissement
L'amortissement de l'investissement est calculé chaque année sur la valeur d'acquisition (ou initiale) selon la méthode linéaire et est porté au compte de fonctionnement.
Art. 5 Loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat
La présente loi est soumise aux dispositions de la loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat de Genève, du 7 octobre 1993.
1. Préambule
1.1. Motif du projet
Outre les activités classiques inhérentes à une police urbaine (disponible 24/24h 7/7jours), la position de la « Genève internationale » impose à notre canton la mise en place de dispositifs d'engagement exceptionnels par leur importance (particulièrement par le nombre de personnes concernées) et leur impact international.
En pratique, lors de manifestations internationales au Palais des Nations, lors des visites de chefs d'Etats notamment du président des Etats-Unis, la police a dû déployer et gérer des forces importantes de sécurité. A cette occasion, elle a pu constater les difficultés de la mise en oeuvre.
Au cours du premier semestre 2000, la police a entrepris la révision de ses principaux processus opérationnels, notamment celui lié à la gestion du personnel et plus précisément la partie concernant la mobilisation de policiers lors d'événements majeurs.
Des résultats obtenus, il ressort une mise en évidence des problèmes organisationnels, structurels et informatiques qui alourdissent la gestion du personnel tant au niveau opérationnel qu'au niveau administratif.
Sur la base de ces observations, la police souhaite :
rationaliser et diminuer les tâches administratives générées en particulier pour les policiers du terrain ;
améliorer et optimaliser la gestion de l'effectif policier (la connaissance de l'effectif qui peut être engagé à un moment donné, la mise à disposition des statistiques de présence, la gestion des indemnités, etc.) ;
harmoniser (éventuellement regrouper) la fonction « gestion du personnel » de l'ensemble des services de police auprès d'une entité « Ressources humaines de la police » tel que défini dans la nouvelle structure Police XXI (Gendarmerie, Police judiciaire, Ressources, Police de la Sécurité internationale) ;
améliorer et actualiser l'échange des données nécessaires à la gestion du personnel avec l'office du personnel de l'Etat (ci-après : OPE) ;
augmenter les critères de qualité de l'information ;
mettre à disposition de l'ensemble du personnel (policiers, personnel administratif) un outil de travail convivial tenant compte des nouvelles technologies informatiques.
1.2. Objectif
Le crédit d'investissement demandé dans ce projet de loi permettra au Centre des technologies de l'information (CTI), sur la base du cahier des charges établi par la Police :
de développer et de mettre en place une solution logicielle pertinente, moderne, ouverte et évolutive dans le respect des standards de l'Etat ;
d'acquérir les matériels et logiciels y afférents.
1.3. Les enjeux
Le projet représente les enjeux suivants :
optimaliser la gestion des données du personnel afin de permettre une réaffectation des policiers dans leurs métiers de base tout en allégeant les tâches administratives ;
harmoniser les données traitées avec le système d'information « Police » ;
assurer la synergie entre les services internes de la police et les services départementaux (DJPT, OPE).
2. Situation actuelle
2.1. Services concernés par le projet
Les informations touchant le domaine de la gestion du personnel de la Police sont traitées, selon les fonctions exercées, soit :
par les différents services centraux de la Gendarmerie, de la Police judiciaire, de la Police de la Sécurité internationale et des ressources humaines
soit
par les postes de Gendarmerie et les brigades de la Police judiciaire décentralisés.
Ces services ont des relations avec le service des ressources humaines du DJPT et avec l'OPE.
2.2. Fonction « gestion du personnel »
Les responsables des postes de gendarmerie et des brigades de la police judiciaire assurent la gestion journalière de leur personnel, l'attribution et le suivi d'enquêtes, etc.
Lors de la mise en place des missions d'engagement dépassant leurs compétences, ces mêmes responsables travaillent en étroite collaboration avec les services centraux.
Les responsables utilisent environ 30 % de leur temps à l'accomplissement de cette tâche de gestion de leur personnel.
Cette gestion, effectuée de manière archaïque, est composée des éléments suivants :
A) La gestion opérationnelle du personnel :
Celle-ci se répartit sur 5 niveaux de gestion soit :
niveau individuel ;
niveau décentralisé, par exemple postes de gendarmerie ;
niveau centralisé, par exemple le service « Centre Opération et Planification de la Gendarmerie »;
niveau services centraux de la Police (commandement) ;
niveau direction des ressources humaines Police.
Ces cinq niveaux interviennent actuellement aussi bien dans la gestion administrative du personnel que dans le cadre des opérations d'engagement (manifestations, conférences et rencontres internationales, surveillance des bâtiments, etc.).
Principaux processus traités :
gestion des agendas ;
gestion de la disponibilité effective du personnel ;
gestion des spécialisations du personnel.
Chaque service gère l'effectif de son personnel, coordonne et organise les missions d'engagement, collecte les données aux fins de statistiques et de synthèses et effectue périodiquement des contrôles des informations reçues.
B) La gestion administrative impliquant deux autres acteurs :
les ressources humaines du DJPT ;
l'OPE.
Principaux processus traités :
gestion des absences (vacances, maladies, etc.) ainsi que les opérations subséquentes ;
gestion des indemnités ;
établissement de statistiques de présences et de travail.
2.3. Fonctionnement journalier
Gendarmerie
Les postes de gendarmerie utilisent une feuille de service journalière sur laquelle tout le personnel est mentionné selon son horaire et son tournus. Chaque opération telle qu'une mission d'engagement ou une intervention sur la voie publique est inscrite avec des couleurs différentes sur cette feuille. Toutes les absences (maladie, vacances, etc.) y figurent également.
La feuille de service, affichée sur un tableau (une feuille de service par jour), est consultée et corrigée manuellement à tout instant par le personnel du poste en fonction des opérations à effectuer. Elle constitue donc l'outil de travail indispensable et incontournable pour les activités du policier.
A relever que cette feuille de service est utilisée depuis plus de 40 ans et s'est adaptée sans cesse aux nouveaux besoins. Afin de faciliter ces modifications, les policiers ont créé de manière plus ou moins artisanale des feuilles de service avec des « macros Word ».
Il faut aussi relever que la Gendarmerie, pour répondre à une disponibilité 24 heures sur 24 h et 7 jours sur 7, gère plus de 85 horaires-type chaque jour.
Police judiciaire
Chaque brigade ou service utilise un fichier spécifique (sur la base d'un tableau Excel) pour la gestion interne des collaborateurs et de la brigade en tant que telle, avec ses missions, objectifs et planifications diverses. Elle n'a donc pas une feuille de service manuelle comme la gendarmerie.
Chaque inspecteur saisit, via un tableau Excel personnel, les heures supplémentaires effectuées.
De ce fait, un contrôle global des activités du service ainsi que la gestion globale du personnel est très difficile.
Police de la Sécurité internationale
Ce service effectue journellement la gestion des plans d'horaire pour établir les feuilles de service du personnel. Ces dernières changent d'heure en heure en fonction des événements.
Service des ressources humaines
Les chefs de service utilisent une feuille qu'ils remplissent à la main. Ils retournent ce document chaque mois au service des ressources humaines qui effectue la saisie des données dans le « système GIP » de l'OPE, puis retourne la feuille aux chefs de ligne.
Le système de gestion du temps de travail utilisé par le personnel administratif est géré par un « système ATG » spécifique et non intégré avec le « système GIP ».
La vue d'ensemble au niveau du personnel administratif n'est actuellement possible qu'au travers de travaux annexes extrêmement importants et onéreux.
Enfin, le système « informatique GIP » de l'OPE est utilisable pour des transactions individuelles mais ne répond pas aux notions de « groupes » ni aux besoins spécifiques de statistiques ou de listes.
Toute la gestion de la correspondance liée aux affaires du personnel est pratiquement faite manuellement.
A ce stade, la Police n'a pas la vue d'ensemble de la situation de la disponibilité réelle du personnel.
Afin de donner une vision minimum de la disponibilité du personnel du point de vue opérationnel, une application nommée « disponibilité du personnel » a été mise en place en 1994 pour la Gendarmerie uniquement.
Cette application, intégrée aux systèmes de l'époque basés sur la technologie des années 80, est composée des fonctions suivantes :
gestion des horaires ;
gestion des spécialisations ;
création par personne de l'agenda sur une période donnée ;
création / modification / suppression des absences ;
création / modification / suppression des tâches ;
Requêtes / extractions.
Des requêtes permettent au service « Centre Opération et Planification » de la Gendarmerie d'extraire les données puis de les interfacer jusqu'à des outils bureautiques afin d'établir les ordres de mission d'engagement (outil d'aide à la décision) et des listes de présence.
Pour obtenir la disponibilité du personnel, les responsables des postes doivent enregistrer (en parallèle de la feuille de service) toutes les absences ainsi que les tâches dans la base de données. Cette façon de procéder induit un surcroît de travail important et redondant.
Comme cette application ne correspond pas à l'ensemble des besoins sectoriels, d'autres fonctionnalités auraient dû être développées par la suite, notamment la gestion administrative du personnel et l'automatisation de la feuille de service. Ces nouveaux développements auraient notamment permis une diminution importante des tâches administratives et redondantes.
A cet effet, la maîtrise d'ouvrage a établi en 1995 un cahier des charges pour la gestion du personnel. Suite à ce cahier des charges, une analyse préliminaire pour ce projet a été établie.
Par manque de ressources informatiques, ce projet n'a jamais été réalisé.
2.4. Fonctionnement mensuel
A la fin du mois, les responsables des postes et brigades reprennent les différents supports pour établir les statistiques de fin de mois. A cet effet, ils enregistrent à nouveau toutes les heures effectuées par le personnel dans un fichier bureautique (Excel), ils éditent les différentes statistiques (différentes d'un service à un autre) de fin de mois (effectif, heures supplémentaires effectuées, absences, etc.).
Ces fichiers sont ensuite repris par les services centraux pour la gestion des heures de nuit, les indemnités et l'établissement de nouvelles statistiques.
Pour répondre à ses besoins, la Gendarmerie a développé une application avec le logiciel « Excel » alors que la Police judiciaire a créé une application similaire, mais en utilisant « FileMaker Pro », sans parler de la Police de la sécurité internationale qui a, elle aussi, une autre application.
La Gendarmerie, la Police judiciaire et la Police de la sécurité internationale ont également créé chacune un autre fichier contenant les données personnelles, les absences, la formation continue effectuée et autres informations nécessaires pour leur gestion interne, ainsi que diverses statistiques.
2.5. Logiciels existants
Les logiciels de bureautique standards sont utilisés par les policiers.
L'application « Disponibilité du personnel » a été développée en COBOL dans un environnement Datatcom 9.0 / IDEAL. Elle est installée sur un serveur IBM.
3. Analyse et bilan de la situation actuelle
Comme la Police n'a pas une application unique qui permet de traiter toutes les fonctionnalités nécessaires à une gestion efficace, les utilisateurs des différents secteurs de la Police s'appuient sur des fichiers bureautiques qu'ils ont créé de manière sectorielle et artisanale à l'aide des outils « FileMaker Pro »,« Excel », « Word », etc.
La même information est traitée plusieurs fois par plusieurs services, ce qui constitue une masse de travail supplémentaire et redondante sans résultat véritablement tangible.
Sachant qu'il est impossible (sauf rares exceptions) de fusionner les différents fichiers de données, les informations doivent être entièrement ressaisies.
Les services centraux n'ont pas les moyens d'échanger ou d'extraire des informations avec l'OPE ou le DJPT (incompatibilité entre les deux systèmes) ce qui nécessite une ressaisie des informations dans le fichier de l'OPE par Police.
Aucun lien applicatif n'existe entre l'application « disponibilité du personnel » et le progiciel « aide à l'engagement » ce qui nécessite à la centrale d'engagement encore une autre saisie pour connaître la situation journalière des piquets d'engagement.
La situation actuelle, avec les différentes applications créées et les outils bureautiques à disposition, n'est plus « gérable ».
Le commandement n'est pas en mesure d'obtenir une vision globale du fait de la dispersion des données.
Pour palier aux motifs indiqués ci-dessus, la Police a établi un cahier des charges dont les objectifs sont présentés dans le chapitre suivant.
4. Essentiel du projet
Dans le cadre de l'établissement du cahier des charges, la Police a fixé les objectifs qui devront être atteints par la mise en place de cette nouvelle application. Ils sont énumérés comme suit :
du point de vue stratégique :
d'optimiser le temps de travail des policiers sur le terrain en diminuant la saisie redondante des informations ;
de regrouper la gestion du personnel de l'ensemble des services de police (selon le projet PoliceXXI) ;
de créer un flux d'information de type « coopératif » entre la Police, le DJPT et l'OPE ;
de donner aux organes décisionnels des moyens d'analyse et de statistiques afin de prendre les décisions stratégiques ou tactiques les plus adéquates ;
de tendre vers une diminution du temps de saisie au front et au service ressources humaines de la Police ;
d'intégrer le projet dans le système d'information Police (exploitation des données sans double saisie).
du point de vue tactique :
d'obtenir une vision d'ensemble lors de l'engagement opérationnel des forces de police ;
d'obtenir une meilleure coordination entre les différents services de police.
du point de vue organisationnel et administratif :
de gérer de manière automatisée la feuille de service (postes de gendarmerie et des brigades de la police judiciaire) ;
de mettre en place une banque d'informations pour l'établissement des tableaux de bord ;
de mettre en place un environnement organisé pour la diffusion de l'information ;
d'améliorer la gestion des horaires / horaires spéciaux ;
d'intégrer la gestion informatisée des tâches (patrouille, planton, etc.) dans le processus « Aide à l'engagement » ;
d'automatiser l'octroi et le calcul des indemnités/paniers.
5. Bénéfices attendus
La mise en place d'un tel outil permet obtenir les bénéfices suivants :
du point de vue performance :
mettre en place du personnel administratif spécialisé ;
obtenir des effets de synergie ;
supprimer les fichiers multiples créés par les utilisateurs qui sont réalisés pendant le temps de travail et dont la maintenance est impossible ;
standardiser la gestion administrative du personnel ;
simplifier la gestion de l'information (moins de codes métiers, moins d'horaires).
du point de vue qualificatif :
permettre une meilleure gestion de l'information :
moins de données absentes ou incomplètes ;
meilleure fiabilité des informations enregistrées (moins de dispersion des données) ;
meilleur contrôle de qualité des informations transmises par la base.
disposer immédiatement des informations utilisables lors d'engagements opérationnels (événement organisé tel un sommet international ou spontané telle une manifestation) ;
obtenir des tableaux de bord prospectifs et rétrospectifs;
permettre l'accessibilité des informations à tous selon les nécessités ;
du point de vue financier :
éviter des coûts cachés en réaffectant le policier à son métier de base ;
réaffecter des personnes dans le domaine des ressources humaines.
6. Solution proposée
La solution envisagée est présentée en mettant en évidence les principes de l'architecture technique retenue.
6.1. Définition des entités
Le projet est composé de plusieurs entités, à savoir :
les données personnelles de chaque collaborateur du corps de la police (identités, adresse, compétences, suivi de carrière, etc.) ;
les données opérationnelles (horaires, agenda, missions, indisponibilité / disponibilité, etc.) ;
les données comptables (paiements des salaires, des heures effectuées, indemnités etc.) ;
les données statistiques (tableaux de bord).
Les entités « données » sont graphiquement illustrées comme suit :
Comme ces entités sont étroitement liées entre elles, un découpage fonctionnel n'est pas adéquat.
6.2. Saisie de l'information
Chaque policier aura à disposition la feuille de service informatisée (de type calendrier) qui le concerne.
Comme chaque personne possède un horaire de base ou un agenda déjà attribué, il pourra ainsi saisir les tâches, les absences et autres missions effectuées ou à effectuer.
Les absences et des tâches sur une période donnée pourront également être enregistrées.
Les responsables des postes (ou personnel administratif délégué) de Gendarmerie, des brigades de la Police judiciaire et de la Police de la sécurité internationale pourront vérifier les enregistrements effectués de leur personnel et y apporter, si nécessaire, des mises à jour correctives ou complémentaires.
Autrement dit, ces feuilles de service automatisées permettront de cerner le passé, le présent et le futur.
6.3. Exploitation de l'information
Les services centraux pourront accéder à la feuille de service d'un poste, respectivement à l'ensemble du personnel d'un corps (Gendarmerie, Police judiciaire, Police sécurité internationale, Ressources humaines).
Des requêtes accessibles avec une interface Internet permettront à ces services de lancer des recherches pour obtenir les différents tableaux de bord (personnel disponible à un moment donné, heures supplémentaires effectuées, etc.).
6.4. Intégration OPE
Les informations strictement opérationnelles sont parfois redondantes avec les informations administratives (par exemple : vacances ou maladie = indisponibilité).
Schématiquement, le périmètre couvert par le projet se représente graphiquement comme suit :
6.5. Partage des données entre Police et OPE
Schématiquement, le partage de données entre les deux entités se présente graphiquement comme suit :
La solution s'attachera à ne développer que les modules qui ne seront pas couverts par une application « gestion des ressources humaines » de l'Etat. L'échange de données communes entre la gestion administrative et la gestion opérationnelle sera coopérative et dynamique.
6.6. Intégration avec le processus « Aide à l'engagement »
L'aide à l'engagement vise essentiellement, sur la base d'une alerte, à mettre en oeuvre très rapidement les forces de police nécessaires. La disponibilité du personnel (piquets), les spécialisations, etc. seront partagées avec le progiciel « Aide à l'engagement ».
6.7. Infrastructure nécessaire
Chaque poste de travail de la police possédera un lien avec la « gestion du personnel » (environ 900 PC).
Vu la complexité des feuilles de service informatisées, 1 à 2 écrans 21 pouces seront prévus dans chaque poste de gendarmerie ainsi qu'une imprimante A3.
6.8. Le niveau de service et les contraintes d'exploitation
La future base de données sera disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec un taux de disponibilité proche de 100 %.
La base de données sera accessible par l'ensemble de la police en fonction d'un protocole de droits d'accès définis.
6.9. Sécurité et confidentialité
Un système de cryptage pour les données les plus sensibles sera prévu.
7. Résumé du projet
Objectif
Plus-values attendues
Regrouper la gestion du personnel de l'ensemble des services de police.
Réaffecter le personnel policier dans son métier de base.
Intégrer et centraliser les informations.
Standardiser la gestion complète du personnel de la police.
Supprimer les fichiers multiples créés par les différents services.
Obtenir des meilleurs résultats des informations (tableaux de bord de présence, de travail, etc.).
Disposer immédiatement d'informations utilisables pour les engagements opérationnels.
Avoir à disposition du personnel administratif compétent.
Supprimer la saisie des informations redondantes.
Augmenter la productivité.
Optimaliser la connaissance de l'effectif de la police (la connaissance de l'effectif engageable à un moment donné, la disposition de statistiques de présence, la gestion des indemnités, etc.
Augmenter la qualité de la vision d'ensemble lors d'engagements opérationnels des forces de police.
Améliorer la stratégie d'engagement opérationnel du personnel de police.
Rationaliser et diminuer les tâches administratives produites par cette gestion pour les policiers du terrain.
Simplifier les procédures administratives.
Augmenter le temps de travail sur le terrain dans les postes et brigades.
Mettre à disposition des policiers un outil de travail convivial en tenant compte des nouvelles technologies informatiques.
Augmenter la qualité de travail du policier.
Simplifier l'activité de saisie.
8. Coûts du projet
8.1. Participation de la MOA au projet Jours estimés
8.2. Coûts de maîtrise d'oeuvre
La refonte complète de l'application représente 900 jours de travail.
A) Développement
En interne (CTI)
100 jours (Conduite de projet)
En externe :
800 jours à 1 200 F
Total coût A 960 000 F
B) Infrastructure technique
un serveur 140 000 F
des logiciels 180 000 F
20 imprimantes A3 69 000 F
20 écrans 21 pouces 32 000 F
installation 44 000 F
Total coût B 465 000 F
Total des coûts A et B 1425 000 F
N.B Aucun poste de travail PC complémentaire n'est nécessaire.
8.3. Coût de la formation
L'ensemble du personnel de la police est touché par cette nouvelle application : la charge de formation est estimée à environ 2500 jours (1 à 3 jours de formation par personne selon les fonctions utilisées).
La formation sera assurée par la police.
9. Retour sur investissement
L'amélioration des services attendus est difficilement chiffrable puisqu'il en ressort principalement une augmentation de la qualité d'un service public.
En revanche, quelques éléments sont d'ores et déjà mesurables, à savoir :
un gain suite à une réaffectation de 5 postes de police, soit environ 500 000 F par an (selon les normes Etat) ;
la suppression de travaux administratifs redondants peut être comparée à un gain de 14 postes de gendarmes.
Tableau de synthèse des coûts et retour sur investissement
Le coût du fonctionnement de l'application « Disponibilité du personnel » actuelle s'élevait en 1998 à 31 000 F.
10. Planification
Cette application doit être opérationnelle pour fin 2002.
Pour respecter ce calendrier, la réalisation doit débuter au début de 2001 avec l'analyse détaillée.
11. Conclusions
Partant de l'idée que la gestion automatisée du personnel de la police permet :
d'optimaliser la connaissance de l'effectif de la police respectivement, d'améliorer la conduite opérationnelle du personnel de la police et de connaître les coûts ;
de diminuer le coût financier actuel ;
d'actualiser l'échange des données avec l' OPE ;
de rationaliser et diminuer les tâches administratives produites par cette gestion pour les policiers du terrain ;
de mettre à disposition du personnel de la police un outil de travail convivial en tenant compte des nouvelles technologies .
Nous vous prions, Mesdames et Messieurs les députés, de bien vouloir approuver le présent projet de loi.
Ce projet est renvoyé à la commission des finances sans débat de préconsultation.