Séance du vendredi 24 janvier 1997 à 17h
53^e législature - 4^e année - 2^e session - 4^e séance

LE GRAND CONSEIL

Décrète ce qui suit:

Article 1

Un crédit global de 300 000 F (y compris TVA) est ouvert au Conseil d'Etat pour couvrir les frais de mise en oeuvre d'une méthode et d'outils informatiques pour le pilotage de services du département de l'intérieur, de l'environnement et des affaires régionales.

Art. 2

1 Ce crédit spécifique fait partie de l'enveloppe globale de 8 398 700 F inscrite au budget d'investissement 1997 sous la nature 53 du secrétariat du comité de pilotage de l'informatique (16.00.00).

2 Ce crédit spécifique sera inscrit en une tranche unique en 1997, sous la rubrique 16.00.00.538.49.

Art. 3

Le financement de ce crédit est assuré par le recours à l'emprunt et dans les limites du cadre directeur fixant à environ 250 millions de francs le maximum des investissements annuels dont les charges en intérêts et en amortissements sont à couvrir par l'impôt.

Art. 4

L'amortissement de l'investissement est calculé chaque année sur sa valeur résiduelle et est porté au compte de fonctionnement.

Art. 5

La présente loi est soumise aux dispositions de la loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat, du 7 octobre 1993.

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. Historique

Dans le cadre des travaux relatifs à l'introduction du nouveau management public, le registre foncier a initialisé en automne 1995 une étude visant à rechercher une méthode pour analyser, mesurer et simuler le fonctionnement du service. Ce travail s'appuyait sur les résultats des études préalablement effectuées dans le service.

Très vite, cette nouvelle étude a été étendue à d'autres services du département, qu'ils soient ou non pilotes pour le nouveau management public; un groupe de travail a rassemblé les directeurs des services de géomatique, office du logement social, cadastre, registre foncier et centre de formation de l'Etat.

2. Objectifs

L'objectif global est la détermination d'une forme de pilotage de réalisation de la mission respectivement des objectifs d'un service, assurant la visibilité des prestations ou des produits, des activités et des ressources.

Cet objectif global se décline selon quatre grands axes:

- planifier;

- contrôler;

- simuler et ajuster;

- prévoir et décider.

Une méthodologie, des techniques et des outils sont notamment recherchés en matière de:

- étude et simulation des processus de production des prestations;

- calcul des coûts selon la consommation réelle des ressources;

- établissement de tableaux de bord.

3. Moyens retenus

Après inventaire et analyse des différentes méthodologies du marché, la démarche par les activités et les processus (méthodologie dite ABC: Activity Based costing ou ABM: Activity Based Management) a retenu l'attention du groupe de travail. Il s'agit de comprendre le fonctionnement du service, plus seulement en terme de gestion de personnel et de budget établi selon le modèle traditionnel, mais en considérant la fabrication des produits ou prestations destinés aux clients de l'administration.

Outil fédérateur, cette méthode permet de contrôler la valeur et le service rendu aux usagers. Les chefs de service ont la possibilité d'analyser les prestations selon trois critères: qualité, coût, délai.

La démarche initiale peut se résumer ainsi: connaître ce que l'on produit aujourd'hui et comment on le produit pour mieux produire demain.

Cette méthode est un moyen de mettre en oeuvre le nouveau management public par:

- la relation produit/client pour mieux orienter le produit ou la prestation en fonction des besoins du client;

- la nouvelle approche du service public qui nécessite pour les gestionnaires de suivre, diriger et contrôler les différentes manières dont les produits ou prestations sont fournies;

- l'allocation des ressources directement en fonction de leur implication dans les produits ou prestations;

- l'utilisation d'outils de pilotage appropriés.

En fournissant aux responsables des services des moyens dynamiques de contrôle de gestion, cette méthode constitue une brique élémentaire pour la construction du Système d'information et de gestion des services publics genevois (SIAG).

C'est également une des réponses possibles aux remarques de l'audit d'Arthur Andersen relatives aux outils de gestion.

4. Résultats attendus

- Recensement des activités avec ou sans valeur ajoutée.

- Connaissance des processus de production d'une prestation et analyse critique visant des améliorations.

- Simulation des améliorations potentielles.

- Connaissance des coûts des activités et des composantes de ces coûts.

- Calcul des prix de revient des produits ou prestations basés sur la réalité des activités de production en toute transparence.

- Comparaisons des coûts des activités et des processus.

- Outil de construction du budget par activité et processus.

- Outil de management des services et du département orienté selon les besoins des clients.

- Meilleure affectation des ressources aux objectifs par une meilleure gestion des capacités.

- Compréhension du cycle de vie des produits et des prestations.

- Pilotage en fonction d'inducteurs appropriés.

5. Travaux réalisés

Une phase de prototypage a été lancée avec les principaux objectifs suivants:

- valider le bien-fondé de l'utilisation de la démarche par les activités et les processus dans une administration publique;

- déterminer les impacts économiques et humains constitutifs à l'introduction de la méthode;

- identifier les conséquences organisationnelles induites par l'application de la méthode;

- développer des compétences de la méthode retenue au sein de l'Etat de Genève;

- acquérir une expertise qui permette au maître d'ouvrage de piloter le projet;

- identifier des solutions techniques offertes par le marché.

Pour le prototype deux types de processus ont été retenus à l'office du logement social; un processus orienté produit/prestation: attribution de logement social et un processus interne au service: formation au management.

Un appel d'offre a été lancé auprès d'une vingtaine de prestataires. Deux soumissionnaires ont été retenus pour la réalisation de deux maquettes sur les deux types de processus. L'un propose un progiciel du marché, l'autre présente une solution de type plate-forme d'outils.

6. Résultats de la phase de prototypage

Les résultats sont les suivants:

- l'utilisation de la démarche par les activités et les processus est tout à fait adaptée à une administration publique;

- les travaux du prototype ont été bien accueillis par les personnes du logement social qui ont été interviewées;

- cinq logiciels ont été analysés et d'autres possibilités sont offertes;

- le département va se doter d'une structure transversale qui soit capable de fédérer le système d'information tout en permettant une utilisation qui tienne compte des spécificités de chaque service (normes et standards);

- la maîtrise d'ouvrage a acquis l'expertise qui permettra de définir les objectifs, les limites du projet et de conduire un projet d'implantation;

- après rencontre de plusieurs grandes sociétés privées de Suisse romande et d'administration du canton de Vaud et de Berne qui se sont déjà ou envisagent de se lancer dans une démarche similaire, un groupe de réflexion sur différents thèmes a été créé. Ce groupe utilisateur de la démarche ABC par les activités et les processus a pour objectif de permettre un transfert d'expériences, de savoir-faire.

7. Projet pilote

Les ressources financières demandées dans le présent projet de loi seront utilisées pour la mise en oeuvre d'un projet pilote au sein d'un service du département de l'intérieur et des affaires régionales (DIER) selon les étapes suivantes:

1. Validation et finalisation de la méthode et de son application, définition des concepts et des modèles standards pour assurer la cohérence des futurs déplacements dans les services du département, voire de l'Etat de Genève.

2. Etablissement d'un plan assurance qualité pour le déploiement dans un service.

3. Recherche de logiciels informatiques pour le contrôle de gestion orienté activités, en conformité avec les procédures en vigueur pour le choix de logiciel informatique.

4. Modélisation, simulation des processus, mise en oeuvre des outils et constitution des tableaux de bord pour le service du département qui sera choisi parmi les suivants: office du logement, géomatique, registre foncier ou cadastre.

8. Budgétisation pour le projet pilote

Assistance à la maîtrise d'ouvrage (équivalent à 100 jours/homme, pour la modélisation des produits, des processus, des ressources, des indicateurs, l'établissement de standards...)

170 000 F

Acquisition d'un serveur de données

20 000 F

Acquisition de licences de logiciels

60 000 F

Installation, paramétrisation, interfaces

30 000 F

TVA

20 000 F

Soit un total de

300 000 F

Au bénéfice des explications ci-dessus, nous vous prions, Mesdames et Messieurs les députés de bien vouloir approuver le présent projet de loi.

Annexes:MTableau d'évaluation des charges financières moyennes

Annexes:MTableau d'évaluation de la dépense nouvelle et de la MNIAnnexicouverture financière.

ANNEXES

9

Personne ne demande la parole en préconsultation.

Ce projet est renvoyé à la commission des finances.