Succession : guide d'administration d'office

Sommaire

---

---

Introduction

La Justice de paix (ci-après JP) désigne un administrateur d'office (ci-après AO) (note : la fonction peut être attribuée tant à une femme qu'à un homme; par souci de simplification, il est fait recoursMoyen de procédure permettant à toute personne n'acceptant pas un jugementDécision rendue par une juridiction sur le fond (droit matériel) ou la forme (droit de procédure) de l'affaire, qui termine le procès devant la juridiction qui la prononce. Terme retenu pour les décisions de première instance. de première instanceEnsemble d’actes, délais et formalités judiciaires. Procédure de première instance : procédure qui s’est déroulée avant la phase de recours, devant la première autorité saisie. Parfois, l’instance peut aussi désigner le tribunal lui-même (p. ex. l’instance supérieure). de porter le litigeDésaccord sur un fait ou un droit donnant lieu à une procédure, pouvant se terminer par une convention de médiation, une transaction, un jugement ou un arbitrage. devant une juridictionAutorité qui juge. Tribunal, cour ou commission de recours. de seconde instance. à une formulation uniquement masculine) pour gérer provisoirement une successionNom donné à l'ensemble des biens, des droits et des actions qui appartenaient au défunt à la date de son décès et dont les divers éléments le composant reviennent aux personnes appelées à hériter. Voir héritageEnsemble des biens mobiliers et/ou immobiliers que laisse une personne à son décès et que ses successeurs sont appelés à recevoir.., notamment lorsque les héritiers ne sont pas connus ou pas clairement déterminés.

L'AO est chargé d'entreprendre des recherches sur les héritiers, sur les actifs et passifs de la succession, de dresser un inventaire, de contacter l'administration fiscale (ci-après AFC) et de résoudre divers problèmes administratifs. L'AO doit rendre périodiquement des comptes au juge de paixMagistratPersonne appartenant au corps judiciaire et investie, à titre professionnel, du pouvoir de rendre la justice (magistrat du siège) ou de la requérir au nom de l'Etat (magistrat du Ministère public). chargé de prévenir les procèsLitige soumis à un tribunal. Ensemble des formalités nécessaires à l'aboutissement d'une demande faite par une personne qui entend faire valoir un droit en justice.. Il effectue les conciliations volontaires et constate les transactions conciliatoires. Il exerce également des compétences en matière de dévolution des successionsAttribution, transmissions des biens du défunt.., puis remettre la succession aux ayants droitEnsemble des règles de conduite qui gouvernent les rapports entre les hommes et dont le respect est assuré par l’autorité publique (droit objectif). Désigne également les prérogatives attribuées à un individu (droit subjectif)..

I. Définition

L'administration d'office de la succession est une mesure de sûreté prévue par le code civil pour assurer la conservation du patrimoine successoral dans son état et dans ses valeurs. Cette mesure permet la dévolution de l'hérédité, lorsque les héritiers ne sont pas en mesure de le faire pour des raisons diverses (art. 551 et 554 CC, ATF 2P.77/2006).

L'administration d'office est une mesure de juridictionAutorité qui jugeMagistrat du pouvoir judiciaire, professionnel ou non, chargé de rendre la justice en appliquant les lois.. TribunalOrgane institué pour trancher les litiges., cour ou commission de recours. gracieuse, l'autorité apportant seulement son concours à des particuliers, pour assurer la dévolution de la succession (ATF 5C.171/2001, SJ 2002 I 366). Les attributions de l'AO ne sont pas spécifiquement réglées par la loiRègle de droit écrite à portée générale et impersonnelle, applicable à tous, votée par le parlement fédéral ou cantonal, fixant les droits, les obligations ou les compétences des personnes concernées et réglementant leur comportement à travers des préceptes et des interdits., mais circonscrites par la jurisprudenceEnsemble des jugements qu'ont rendu les tribunaux. Le juge s’inspire de la jurisprudence pour trancher les affaires qui lui sont soumises., la doctrine et la pratique.

II. Bases légales

Art. 551 CC (Code civil) :  l'autorité (à Genève : la Justice de Paix) doit prendre d'office les mesures nécessaires pour assurer la dévolution de l'hérédité ; parmi celles-ci : l'administration d'office

Art. 554 al. 1 CC : cas d'administration d'office :

1. absence prolongée d'un héritier qui n'a pas laissé de fondé de pouvoir, si cette mesure est commandée par l'intérêt de l'absent,
2. aucun de ceux qui prétendent à la succession ne peut apporter une preuveÉlément ou document permettant d’établir la réalité d’un fait ou d’un acte juridique. suffisante de ses droits (notamment lorsqu'un héritier s'oppose à la délivrance d'un certificat d'héritier) ou s'il est incertain qu'il y ait un héritier
3. tous les héritiers du défunt ne sont pas connus
4. autres cas prévus par la loi, à savoir :
   • art. 556 al. 3 CC : mesure conservatoireMesure urgente prise par le juge pour la sauvegarde d'un droit ou d'une chose par différents moyens tels que des saisies, sûretés, scellés, etc., que toute personne peut demander lorsque sa demande semble fondée. empêchant que la possession provisoire de la succession passe aux héritiers légaux (libre appréciation du jugeMagistrat du pouvoir judiciaireLe Pouvoir judiciaire est l’un des trois pouvoirs de l’Etat. Séparé des pouvoirs législatif (Grand Conseil) et exécutif (Conseil d'Etat), il remplit sa mission en toute indépendance, réunissant toutes les instances chargées de rendre la justice à Genève., professionnel ou non, chargé de rendre la justice en appliquant les lois. pour assurer la délivrance des biens aux héritiers institués et/ou aux légataires)
   • art. 490 al. 3 CC : sûretés non fournies en cas de substitution fidéicommissaire
   • art. 546 CC : sûretés non fournies en cas d'absence 
   • art. 594 al. 1 CC : mesure possible durant contestation de créances
   • art. 598 al. 2 CC : mesure possible durant une action en pétition d'hérédité
   • art. 604 al. 3 CC : mesure conservatoire si l'un des co-héritiers est insolvable

Art. 554 al. 2 + 3 CC : l'exécuteur testamentairePersonne chargée par l’auteur du testament (testateur) de procéder à l’exécution du testament. ou le curateurPersonne en charge de la curatelleLa curatelle est un régime de protection, volontaire ou institué d'autorité, dont l'objectif est d'assister une personne qui n’est plus en mesure d’assurer elle-même la sauvegarde de ses intérêts. L'étendue de la curatelle est définie au cas par cas, en fonction des besoins de la personne à protéger., qui assiste donc la personne à protéger. du défunt chargé de la gestion de son patrimoine sont en principe nommés AO lorsque cette mesure est ordonnée. Le juge de paix en décide librement après avoir vérifié que le pressenti possède les compétences requises et qu'aucun motif sérieux ne s'y oppose (par exemple, un conflit d'intérêts (ATF 5P.352/2006, non publié)). S'il y a plusieurs exécuteurs testamentaires, un seul sera désigné administrateur. L'exécuteur testamentaire voit alors ses pouvoirs restreints par l'administration officielle.

Art. 3 f LaCC (Loi d'application du code civil suisse et d'autres lois fédérales en matière civile) : la Justice de paix intervient d'office, ou sur requête écrite, par des mesures pour assurer la dévolution de l'hérédité (art. 551 à 559 CC); elle est l'autorité de surveillance de l'AO.

Art. 93, 106ss, 111ss et 236 LaCC : les notaires genevois sont compétents pour dresser les certificats d'héritiers et les inventaires civils (pour l'inventaire fiscal cf. art. 154ss LIFD (Loi fédérale sur l'impôt fédéral direct) et 62ss LPFisc (Loi de procédure fiscale)).

Art. 1ss CPC (Code de procédure civile) : le code de procédure civile fédérale ne s'applique aux mesures de sûretés successorales qu'à titreDocument écrit tel que quittance, courrier, avis de débit. de droit supplétif, dans les domaines non régis par les règles de procédure cantonales, sous réserve de leur compatibilité avec la maxime d'office (DAS/181/2013).

Art. 12ss LIFD et ordonnanceDécisionLorsque les juges, au terme d'un procès, ont jugé une affaire en lui donnant des solutions impératives, on dit qu'ils ont rendu une décision. Au sens de la loi, sont considérées comme des décisions les mesures individuelles et concrètes prises par une autorité, fondées sur le droit public fédéral, cantonal ou communal. du juge dans une procédure consistant soit à y mettre un terme (ordonnance pénaleL'ordonnance pénale permet au Juge des mineurs, depuis le 1er janvier 2011, de condamner l'intéressé, lorsque les faits sont établis, à une peine privative de liberté de moins de 3 mois, à une amende de moins de CHF 1'000.—, ou à une peine de prestation personnelle, sans que le prévenu ait à se présenter devant un tribunal. L'ordonnance pénale permet également de prononcer une mesure de protection, à savoir une surveillance, une assistance personnelle, ainsi que l'astreinte à un traitement ambulatoire. Le Juge des mineurs peut également statuer sur les prétentions des parties civiles. ) soit à lui donner une direction (ordonnance de soit-communiqué, de mesures provisoires, etc.). sur l'établissement de l'inventaire de la succession en vue de l'impôt fédéral direct du 16 novembre 1994, art. 62ss LPFisc et règlement du Conseil d'Etat sur l'inventaire au décès du 23 décembre 1960 et autres lois fiscales pertinentes. Responsabilité: cf. art. 13 al. 4 LIFD.

III. Pouvoirs et devoirs

1. Principaux devoirs de l'administrateur d'office

• devoir d'intégrité : AO non sujet de poursuites pour dettes ni d'actes de défautAbsence de comparutionFait pour une partie ou pour un témoin de répondre à une citation en justice et de se présenter devant un juge ou un tribunal. Lorsque sa présence personnelle n’est pas nécessaire, une partie peut comparaître par avocat, c’est dire qu’elle se fait représenter. et/ou de représentation d’une partieDans le cadre d’une procédure judiciaire, nom donné à l'une et à l'autre des personnes engagées dans un procès. La personne qui a pris l'initiative de la procédure est le demandeur et le défendeur désigne celle contre laquelle le procès a été engagé. à un procès. L'affaire est néanmoins jugée hors la présence de cette partie. La procédure par défaut s’oppose à la procédure contradictoire. de biens ni de condamnationEn matière pénale : décision de justice déclarant une personne coupable d’avoir commis une infractionComportement prévu et interdit par la loi, car contraire au droit. L'auteur d'un tel comportement est passible de sanctions pénales prévues par la loi au moyen d'une peine et/ou d'une mesure s'il est déclaré coupable. et prononçant une peine. En matière civile : décision de justice condamnant une personne à verser une somme d’argent (ex : dommages et intérêtsSomme d’argent destinée à réparer le préjudice subi par une personne du fait des agissements d’une autre personne.), à accomplir un acte ou à respecter un droit, selon ce qui est jugé.
• devoir de renseignement réciproque entre les héritiers et l'AO (Information à l'héritier légal écarté de la succession que s'il introduit, ou entend introduire, une procédure tendant à faire reconnaître sa qualité d'héritier (DAS/8/2013)) 
• secret de fonction : ne pas donner d'information sur la succession à des tiers (sous réserve des exceptions prévues par la loi)
• obligation d'établir un inventaire complet dès sa nomination et devoirs envers l'AFC (voir ci-dessous IV 5 et 6)
• obligations de remettre les dispositions testamentaires (même entachées de nullité) à la JP (art. 556 al. 1 CC) et d'en tenir compte dans le cadre de ses activités
• obligation de diligenceSoin et attention avec laquelle une personne accomplit une tâche. Elle est le contraire de la négligence. En langage juridique, à la diligence de, signifie sur la demande, à la requête de. : agir sans attendre et se doter des moyens nécessaires (DAS/50/2014)
• remplir fidèlement son mandat et exécuter personnellement la mission confiée (DAS/50/2014)
• agir dans l'intérêt de l'hoirieEnsemble des héritiers. Communauté héréditaire que forment les héritiers durant la période qui sépare l’ouverture de la succession du partage., prendre en compte les souhaits des héritiers et les traiter de manière égale (DAS/50/2014)

Tenu d'exercer sa fonction personnellement (art. 398 II CO appliqué par analogie), l'AO peut néanmoins confier, sur autorisation préalable du juge de paix, une partieDans le cadre d’une procédure judiciaire, nom donné à l'une et à l'autre des personnes engagées dans un procès. La personne qui a pris l'initiative de la procédure est le demandeurPersonne qui intente une action en justice contre quelqu’un, par opposition à défendeur. et le défendeurPersonne contre laquelle est intentée une action en justice, par opposition au demandeur. désigne celle contre laquelle le procès a été engagé. de ses tâches à un tiers, notamment la conduite d'une procédure en justice à un avocatProfessionnel du droit qui exerce une profession libérale. Il informe et conseille ses clients au sujet de leurs droits et obligations, des démarches et des procédures ; il les assiste, les représente et défend leurs intérêts devant la justice. Son activité est rémunérée par des honoraires.
L'assistance ou la représentation par un avocat est obligatoire ou facultative selon la nature de l'affaire et les juridictions compétentes. L'avocat est inscrit au barreau. Depuis 2011, en matière pénale, Genève connaît le principe dit de l’avocat de la première heure. Il intervient ainsi dès le début de l’enquête pénale. ou la recherche d'héritiers à un généalogiste (voir ci-dessous IV 4). Il peut librement confirmer un mandat donné antérieurement par le défunt ou confier une tâche à un tiers lorsqu'il est d'usage de le faire (par exemple, confier la gérance d'un immeuble à un régisseur ou la gestion de titres à un banquier). L'AO peut refuser la mission confiée ou y renoncer en priant le juge de paix de le relever.

2. Pouvoirs propres et indépendants dans les limites de sa mission

Dès l'instauration d'une administration d'office, les droits des héritiers sont suspendus ; en revanche, les héritiers restent responsables des dettes du défunt (art. 560 CC).

L'AO agit en son propre nom, en vertu de pouvoirs propres et indépendants, pour remplir la mission qui lui a été confiée. Il exerce une fonction de droit privé. Bien que désigné par une autorité, il n'est pas au service de l'Etat, car il a pour tâche de sauvegarder des intérêts privés. N'étant pas désigné par les héritiers, il n'est ainsi pas leur mandatairePersonne qui a reçu le pouvoir et la mission de représenter (agir au nom de) son mandant dans un acte juridique. En justice, il s’agit souvent d’un avocat., bien qu'il exerce des droits subjectifs dérivant de la propriété d'un patrimoine leur appartenant. Selon la doctrine, il n'a pas d'instruction à recevoir des héritiers et peut même accomplir des actes contre leur volonté expresse. Il peut les inviter à donner leurs avis sur les décisions à prendre. Il doit cependant rechercher leur accord lorsqu'il envisage de vendre un bien appartenant à la succession pour disposer des liquidités nécessaires (voir ci-dessous IV 1). Les pouvoirs de l'AO peuvent être restreints par l'autorité à un objectif déterminé.

3. Compétences

L'AO possède en son propre nom la légitimation active et passive pour faire constater judiciairement les droits du défunt relatifs à la consistance de la succession (poursuites pour dettes, revendications, contestations de créances). Une partie de la doctrine admet sa compétence s'agissant de cas particuliers d'action en pétition d'hérédité (ATF 2P.77/2006, ATF 116 II 131, ATF 2P.153/2000, RDAF 2001 II 521).

Il n'a par contre aucune compétence en matière d'action en réduction, d'action en nullité de dispositions testamentaires ou d'action en partage. Toutefois, s'il a été auparavant désigné exécuteur testamentaire par le défunt, l'AO peut être cité dans une action en nullité.

4. Pouvoir de disposition

L'AO procède seul aux paiements courants. Par contre, l'AO doit obtenir une autorisation préalable des héritiers connus ou, à défaut, du juge de paix, pour tout acte de disposition excédant la gestion courante de la succession.

Pour l'administration de la succession, l'AO n'a pas besoin de l'accord du juge, mais il peut s'adresser à lui pour avoir des instructions ou requérir son approbation.

Lorsque l'AO n'est pas sûr du bien-fondé de sa démarche ou de l'acte de disposition envisagé, il requiert l'avis des héritiers déjà connus ou, à défaut d'héritier, celui du juge de paix.

L'autorisation du juge de paix n'est cependant pas une condition de validité de l'acte et n'ajoute en principe rien à sa valeur juridique et à son efficacité, car un acte qui excède les pouvoirs légaux de l'AO est nul même en ayant reçu l'approbation du juge.

Les héritiers peuvent recourir contre les mesures prises par l'AO en s'adressant à la JP en sa qualité d'autorité de surveillance (voir ci-dessous V).

IV. Missions de l'administrateur d'office

Lorsqu'après une brève enquêteEn matière pénale, lorsqu’une infraction est commise, la police judiciaireSection de la police cantonale responsable de la lutte contre la criminalité et sa prévention qui est chargée de constater les infractions, d'en rassembler les preuves et d'en rechercher les auteurs pour les livrer à la justice, afin de permettre aux autorités compétentes de les poursuivre et de les faire condamner. ouvre une enquête en vue d’établir les faits, de rassembler les preuves et de rechercher les auteurs de l’infraction. Cette phase précède la phase de l’instruction. En matière civile, l’enquête vise l’audition des témoins par un juge. Elle est ordonnée afin d’obtenir des éléments de preuves. effectuée par le greffeEnsemble des services d'une juridiction composé des collaborateurs qui assistent les magistrats dans leur mission. Il est dirigé par un greffier de juridictionResponsable opérationnel de la juridiction, il assure le fonctionnement des services administratifs du greffe, il s’occupe de l’encadrement et veille à la formation continue du personnel du greffe. Il gère également certains dossiers confiés par les juges, rédige des projets de jugement et collabore avec la présidence de la juridiction pour organiser le fonctionnement de celle-ci.. des successions, il apparaît que la succession est active, le juge de paix peut désigner un AO pour effectuer :

1. la gestion conservatoire de la succession
2. la recherche d'héritiers
3. l'établissement d'un état des actifs et passifs et d'une déclaration fiscale
4. toute éventuelle mission spécifique.

1. Premières démarches utiles à entreprendre rapidement

• venir consulter le dossier successoral au greffe des successions
• prendre possession des clefs du logement du défunt (not. auprès de la police)
• rechercher les documents importants du défunt et utiles pour la gestion de la succession et l'établissement de l'inventaire : relevés de comptes bancaires, pièces d'état civil, courrier, bailDésigne toute une variété de louages de bien : louage d’immeubles à usage d’habitation (bail d'habitation), à usage commercial ou rural, etc. Il désigne également le contrat de location régissant les rapports entre la personne qui loue un bien (le bailleur) et le locataire., dispositions testamentaires
• prendre des photographies des biens mobiliers et immobiliers 
• avertir les banques, l'EMS, etc. de sa qualité d'AO de la succession et annuler les éventuelles procurations
• protéger les objets de valeur (changement des cylindres de la porte d'entrée, dépôt dans un coffre) et se faire remettre les biens du défunt détenus par des tiers
• déposer immédiatement à la JP toute disposition testamentaire retrouvée (même un brouillon ; art. 556 CC).

 

2. Gestion conservatoire

La mission essentielle de l'AO consiste à conserver la substance de la succession dans l'intérêt de tous les successeurs et créanciers. L'AO a le pouvoir de faire tous les actes nécessaires à la conservation du patrimoine qu'il gère de manière temporaire et indépendante ; sauf exception, il s'agit d'activités administratives. Il rend des comptes détaillés à la JP sur cette gestion à la fin de sa mission (art. 400 CO par analogie).

Pour déterminer la situation patrimoniale du défunt, il entreprend des recherches auprès des autorités, en particulier du fisc et du Service des prestations complémentaires (ci-après SPC).

En cas d'affaire importante mais non urgente, l'AO doit laisser aux héritiers le soin de la régler eux-mêmes ultérieurement.

L'AO prend toute mesure utile de gestion, comme (liste non-exhaustive) :

• payer des dettes liquides (incontestables) pour éviter des poursuites, intérêts moratoires ou procèsLitige soumis à un tribunal. Ensemble des formalités nécessaires à l'aboutissement d'une demande faite par une personne qui entend faire valoir un droit en justice.
• dénoncer les contrat inutiles (baux, prêts, SIG, etc), louer ou relouer des locaux
• encaisser les créances échues (l'AO n'est pas légitimé à consentir à une remise de dette) 
• placer des fonds improductifs ou remployer des fonds en valeurs sûres selon une gestion prudente et productive d'intérêts
• vendre des biens mobiliers pour éviter des frais de garde ou une perte de valeur (nécessairement avec l'accord de tous les héritiers connus ou de la JP)
• continuer l'exploitation de l'entreprise du défunt, si la mission de l'AO, ordonnée par la JP, le prévoit
• au besoin, faire constater judiciairement en son propre nom les droits du défunt (poursuites, revendications, contestations de créances, réclamations fiscales, droit à des prestations, etc.)

L'AO ne peut pas, eût égard à son obligation de maintenir la succession dans son état et sa valeur :

• mélanger les biens successoraux à son propre patrimoine
• procéder à une mesure de liquidation
• donner une avance aux héritiers (exception : sur autorisation préalable expresse du juge de paix)
• remettre un legs (sauf si un terme a été fixé par le défunt ou si l'AO intervient en vertu de l'art. 556 CC)
• procéder au partage (exception : mission fondée sur les art. 490 al. 3 ou 546 CC)
• vendre des immeubles (exception : lorsque c'est le seul moyen de conserver le patrimoine héréditaire)
• rechercher et examiner les actes entre vifs effectués du vivant du défunt, sauf obligations fiscales (DAS/8/2013).

3. Précautions à prendre

1° Solvabilité de la succession : lorsque la succession dispose de peu de fonds, la tâche de l'AO est délicate car il ne doit pas privilégier un seul créancier au détriment des autres en payant une dette successorale. Dans ce cas, il convient de rechercher au plus vite tous les créanciers potentiels, en anticipant les impôts, ses propres honoraires et les émoluments de la Justice de paix, afin de savoir si un solde actif pourra subsister et permettre non seulement de payer tous les créanciers (à défaut, une liquidation par l'Office des faillites devra avoir lieu), mais aussi de poursuivre les recherches d'héritiers (à défaut, seules des publications officielles seront faites).

2° Un seul compte : pour des raisons pratiques de clarté et pour faciliter la présentation des comptes, l'AO est invité à se servir d'un seul compte de fonctionnement pour les entrées (recouvrement de créances et rapatriement de fonds) et les sorties de fonds (paiement des dettes) liées à la gestion de la succession. A cette fin, il utilise le compte courant existant au moment du décès ou il en crée un nouveau au nom de la succession, étant précisé que l'AO ne peut pas transférer des avoirs successoraux sur un compte à son nom ou à celui d'un hoir. L'AO transfère sur le compte de fonctionnement les avoirs se trouvant sur d'autres comptes du défunt, sous réserve des dossiers-titres.

3° Gestion prudente du dossier-titre : l'AO veille à une gestion conservatoire des avoirs de la succession, en particulier la gestion des dossiers-titres et comptes dotés de manière importante (cf. garantie de l'Etat selon la circulaire du 17.11.2008 du TribunalOrgane institué pour trancher les litiges. tutélaire, aujourd'hui Tribunal de protection de l'adulte et de l'enfant, ci-après TPAE). Il sollicite l'approbation des héritiers connus ou, à défaut, de la JP, pour toute décision en la matière.

4. Recherche d'héritiers

Lorsque les héritiers légaux ne sont pas connus, l'AO procède à leur recherche (art. 457-466 CC, le cas échéant jusqu'à la troisième parentèle) à l'aide des documents et photographies trouvés au domicile du défunt, par enquête auprès de proches ou du déclarant du décès, par l'obtention d'actes d'état civil auprès de l'arrondissement d'état civil du lieu d'origine du défunt (en cas de naturalisation, demander spécifiquement si le défunt avait eu des enfants auparavant), par recherches auprès des archives cantonales ou étrangères ou, au besoin et sur autorisation de la JP, en mandatant un généalogiste (voir ci-dessous).

Lorsque l'AO a retrouvé les héritiers du défunt, il prend contact avec eux pour les informer de leurs qualités d'héritiers et vérifier leurs identités. Comme le délai de répudiationAction de renoncer à une succession. commence à courir au moment où ils sont informés du décès (art. 567 CC), l'AO les renseigne aussi sur la valeur (même approximative) de la succession.  

Si l'un des héritiers souhaite l'établissement d'un inventaire civil (art. 553 CC) ou une procédure en bénéfice d'inventaireDroit pour l’héritier de ne supporter les dettes successorales que dans les limites de l’actif qu’il recueille. (art. 580 CC), voir ci-dessous ch. 6.

L'AO demande enfin aux héritiers de faire établir à leurs frais un certificat d'héritiers par un notaire genevois afin de pouvoir disposer de la succession. Pour éviter un conflit d'intérêt potentiel, l'AO ne peut pas confier, le cas échéant, l'établissement du certificat d'héritiers à l'étude de notaire qui l'emploie.

Si tous les héritiers n'ont pu être retrouvés, pour autant que la valeur de la succession le permette et avec l'accord préalable de la JP, l'AO peut mandater un généalogiste qui sera rétribué selon l'art. 9 du Règlement fixant la rémunération des curateurs (ci-après RRC, applicable par analogie), au tarif horaire de CHF 120.- et pour un nombre d'heures d'activité prédéfini (20 heures en général). Sinon, l'AO demande à la JP qu'elle procède à des publications (art. 555 CC) dans le journal officiel (FAO et, au besoin, celui d'une région où des héritiers pourraient se trouver).

Au-delà du délai d'un an pour s'annoncer, prévu à l'art. 555 CC, si aucun héritier n'a été retrouvé, la succession est dévolue à l'Etat (dernier héritier légal selon l'art. 466 CC). Le greffe de la JP procédera à de nouvelles publications d'appelVoie de recours qui permet à une personne non satisfaite par un jugement rendu en premier ressort de faire réexaminer l'affaire en fait et en droit par une juridiction de degré supérieur. aux créanciers et débiteurs (art. 592 CC). Les éventuelles productions seront remises par le greffe à l'AO afin qu'il finalise l'état des actifs et passifs de la succession dans un inventaire et qu'il remette son rapport final, ses décomptes et sa proposition d'honoraires. Enfin, une ordonnance d'envoi en possession en faveur de l'Etat le relèvera de ses fonctions.

5. Établissement de l'état des actifs et des passifs et de l'inventaire fiscal

L'AO établit, dès sa nomination, l'état des actifs et passifs de la succession au jour du décès (téléchargez le formulaire), qu'il met à jour régulièrement en vue de le joindre à ses rapports subséquents adressés à la JP (voir ci-dessous V).

L'AO doit veiller à la solvabilité de la succession en anticipant les frais d'administration d'office et émoluments de la JP. Si l'insolvabilité devient inéluctable, il doit immédiatement avertir la JP afin qu'elle puisse requérir l'ouverture de la liquidation de la succession selon les règles de la faillite (art. 566 al. 2 et 597 CC).

L'AO invite sans attendre le Service des successions de l'AFC à venir procéder à l'éventuelle ouverture d'un coffre-fort (activité toujours effectuée en présence d'au moins 2 personnes) et à l'inventaire fiscal des biens :

• selon la législation fédérale, un inventaire officiel doit être établi dans les deux semaines qui suivent le décès du contribuable (art. 154 LIFD), sauf lorsque les circonstances permettent de présumer que le défunt n’a pas laissé de fortune. L'inventaire fiscal est établi conformément aux art. 62ss LPFisc, au règlement du Conseil d'Etat sur l'inventaire au décès du 23 décembre 1960, aux art. 154ss LIFD et à l'ordonnance sur l'établissement de l'inventaire de la succession en vue de l'impôt fédéral direct du 16 novembre 1994
• l'AO doit déposer la déclaration de succession auprès de l'AFC dans un délai de 3 mois (art. 29ss LDS (Loi sur les droits de succession)) 
• l'AO convient avec l'AFC du versement d'un acompte en vue du paiement des taxes successorales pour éviter des intérêts de retard qui peuvent être prélevés dès le 5ème mois après le décès (art. 60 LDS)   
• l'AO clarifie la situation fiscale du défunt (impôts ordinaires, anticipés, autres impôts, double imposition, rappel d'impôt, etc.)
• l'AO veille en particulier aux échéances d'impôts, intérêts compensatoires et taxation provisoire   
• l'AO est tenu de collaborer avec l'AFC (art. 126 et 157 LIFD) et sa responsabilité y relative est précisée à l'art. 13 al. 4 LIFD.

6. Procédure en inventaire

L'inventaire civil (art. 553 CC) et l'inventaire de la procédure en bénéfice d'inventaire (art. 580 CC) sont dressés par un notaire genevois (art. 106ss, 111ss et 236 LaCC) sur requête d'un héritier auprès de la JP, dans le délai légal. Le requérantPersonne qui requiert, qui dépose une demande en justice. choisit le notaire genevois à désigner et verse une avance de frais fixée par décision de la JP. Un inventaire civil est exigé en cas de substitution fidéicommissaire (art. 490 CC), si un héritier bénéficie d'une curatelleLa curatelle est un régime de protection, volontaire ou institué d'autorité, dont l'objectif est d'assister une personne qui n’est plus en mesure d’assurer elle-même la sauvegarde de ses intérêts. L'étendue de la curatelle est définie au cas par cas, en fonction des besoins de la personne à protéger. de portée générale, d'une tutelleRégime de protection d'un enfant mineur, lorsque aucun parent n'exerce l'autorité parentalePouvoir que la loi reconnaît aux père et mère sur la personne et les biens de leur enfant mineur. sur lui. ou en cas d'absence prolongée d'un héritier (art. 553 al. 1 ch. 1 à 4 CC). Lorsqu'une procédure d'inventaire civil est en cours au moment où la mesure d'administration officielle est ordonnée, les activités de l'AO se limitent aux seuls actes nécessaires d'administration jusqu'à l'issue de la clôture de l'inventaire (art. 568, 571 et 585 CC).

V. La Justice de paix, Autorité de surveillance

L’AO est soumis au contrôle de l’autorité qui l’a nommé (art. 595 al. 3 CC, par analogie). A Genève, la JP est l'autorité compétente pour exercer cette surveillance. Elle statue sur les plaintes déposées à l'encontre des actes de l'AO. Elle vérifie l'opportunité des mesures prises et en contrôle la légalité (ATF 47 II 38),  mais elle ne se prononce pas sur les questions de droit matériel (qui sont de la compétence du Tribunal de première instance) (notamment les droits successoraux, SJ 2001 I 519).

La JP peut intervenir d'elle-même, au cours de l'administration, pour contrôler la gestion de l'AO ou vérifier la régularité de ses actes, lui demander des rapports sur son activité, voire lui donner des instructions. Elle ne s’oppose d’office aux actes décidés par l’AO que dans les cas graves.

1. Rapport d'entrée en fonction (téléchargez le formulaire)

L'AO rend un premier rapport à la JP dans le mois suivant son entrée en fonction afin de lui exposer la situation patrimoniale (état des biens au jour du décès), l'inventaire des biens au domicile, les ayants-droit connus, les problèmes rencontrés et les démarches entreprises et envisagées à ce stade.

2. Rapports intermédiaires

Lorsque l'administration se prolonge, l'AO communique périodiquement à la JP l'évolution et les résultats de ses démarches, ainsi que l'état financier de la succession. Si la recherche d'héritiers reste vaine malgré les efforts dispensés, le cas échéant avec l'aide d'un généalogiste, l'AO demande à la JP de procéder aux publications d'appel aux héritiers (art. 555 CC). Il n'est pas d'usage de requérir des provisions sur honoraires, à moins que la durée de l'administration d'office se prolonge de façon conséquente.

3. Rapport final (téléchargez le formulaire) 

L'AO établit un rapport final (art. 400 CO par analogie) comportant en particulier :     

• l'état des biens (actifs et passifs) au jour du décès
• la liste des paiements effectués avec justificatifs
• la liste des recettes reçues avec justificatifs
• la présentation de tous les comptes, y compris le compte de fonctionnement, avec relevés
• l'état des biens (actifs et passifs) arrêté au jour du rapport final en vue de la remise de la succession
• le certificat d'héritiers (désignation des héritiers de la succession)
• un décompte précis de frais et d'activités : l'AO doit distinguer les activités administratives de celles professionnellement spécialisées dont il explique la nécessité (par exemple, activité purement juridique s'il exerce la profession d'avocat) et préciser le temps passé à effectuer chacune de celles-ci ("time-sheet")
• une proposition d'honoraires.

4. Relève et rémunération

Lorsque la cause qui a fondé l'administration d'office a cessé, en particulier lorsque les héritiers sont désormais connus ou que le litigeDésaccord sur un fait ou un droit donnant lieu à une procédure, pouvant se terminer par une convention de médiationLa médiation est une façon de résoudre les conflits par laquelle un tiers indépendant, neutre et impartial, le médiateur ou la médiatrice, aide les parties à régler leurs problèmes en les amenant à renouer le dialogue et à rechercher elles-mêmes une solution à leur différend., une transaction, un jugement ou un arbitrageMoyen de régler un conflit présent ou à venir, en dehors d'un procès. Procédure de règlement des litiges par recours à une ou plusieurs personnes privées appelées arbitres.. entre les héritiers présomptifs est résolu, la JP demande à l'AO d'établir son rapport final muni des documents précités (ch. 3 ci-dessus).

Après contrôle du rapport final et des comptes présentés, l'AO est relevé de ses fonctions par une ordonnance qui arrête le montant de sa rétribution. Celle-ci est fixée en fonction du dossier, de la proposition d'honoraires, du décompte de frais et d'activités administratives et professionnellement qualifiées de l'AO, de l'activité déployée, de la responsabilité encourue, de la complexité de la tâche confiée et de la substance successorale (ATF 116 II 399). Les tâches propres à l'activité professionnelle de l'AO sont l'objet d'un tarif particulier (voir ci-dessous).

Les frais et honoraires de l'AO sont soumis à la TVA (sauf exceptions).

La rétribution de l'AO et les émoluments de la JP sont dus par les héritiers et prélevés sur les avoirs successoraux avant la remise de la succession aux héritiers déterminés par le certificat d'héritiers. L'AO ne pourra prélever ses honoraires sur les avoirs successoraux qu'avec l'autorisation expresse de la JP (SJ 1992 81). Les émoluments de la JP sont calculés en fonction du dossier et de la valeur de la succession.

Tarifs horaires de la Justice de paix pour la fonction d'AO dès le 15 novembre 2013 (Règlement fixant la rémunération des curateurs, RRC) :

Fonction	Succession active: Activité professionnelle	Succession active: Autres activités	Succession insolvable: Activité professionnelle	Succession insolvable: Autres activités
Avocat (chef d'étude)	200 à 450 CHF	200 CHF	200 CHF	200 CHF
Avocat collaborateur	300 CHF maximum	150 CHF	120 CHF	120 CHF
Stagiaire	120 CHF	120 CHF	120 CHF	120 CHF
Notaire	200 à 450 CHF	200 CHF	200 CHF	200 CHF
Clerc	120 CHF	120 CHF	120 CHF	120 CHF
Huissier judiciaireOfficier ministériel au même titre qu’un notaire. L’huissier judiciaire est nommé par le Conseil d’État. Il a le monopole des ventes aux enchères volontaires, il procède aux inventaires, exécute les jugements, signifie les actes judiciaires et dresse les procès-verbaux de constats de toutes natures. Profession libérale indépendante, elle n’est pas inscrite au registre du commerce. A Genève, 9 huissiers judiciaires exercent cette fonction.	120 CHF	120 CHF	120 CHF	120 CHF
Fiduciaire	120 CHF	120 CHF	120 CHF	120 CHF
Particulier	100 CHF	100 CHF	100 CHF	100 CHF

5. Destitution et responsabilité

La JP, en sa qualité d'autorité de surveillance de l'AO, peut être saisie d'une plainte par un héritier (qui, par exemple, s'opposerait à une mesure de l'AO), par un créancier (qui se plaindrait d'une facture impayée) ou par un tiers dont les droits seraient mis en péril. La JP instruit les faits, puis rend une décision.

La destitution d'un AO peut intervenir pour les mêmes motifs que celle d'un exécuteur testamentaire, à savoir la violation grave des devoirs de sa charge, la commission d'une faute entraînant de graves risques pour les droits des héritiers, une mauvaise administration, des malversations, des lenteurs injustifiées ou un défaut d'impartialité. Une mésentente avec les héritiers n'est pas suffisante pour justifier une telle mesure.

L'AO exerçant une fonction privée, sa responsabilité civile est régie par les règles du mandat des art. 398ss CO appliqués par analogie. L'action en responsabilité est du ressort du Tribunal civil, Tribunal de première instance. Il n'existe pas de responsabilité subsidiaire de l'Etat (ATF 47 II 38).

VI. Bibliographie, liens internet et adresses

• Caroline Schuler-Buche, L'exécuteur testamentaire, l'administrateur officiel et le liquidateur officiel: étude et comparaison, thèse Lausanne 2002
• Paul Piotet, Droit successoral, Traité de droit privé suisse IV
• Paul-Henri Steinauer, Le droit des successions, 2006
• Antoine Eigenmann, Nicolas  Rouiller, Commentaire du droit des successions, 2012
• Walter Yung, Les droits et devoirs de l’administrateur officiel d’une succession (SJ 1947 449)
• AFC - Service des successions, Mme Isabelle Munoz, 26, rue du Stand, Case postale 3937, 1211 Genève 3, tél. 022 327 59 32
• Si le défunt est originaire de la Ville de Genève : http://www.ville-geneve.ch/demarches-administratives/vie-privee-egalite-citoyennete/commander-certificat-individuel-etat-civil/ 
  produire une copie de l'ordonnance de la JP avec le formulaire de demande (à télécharger) pour un acte ou un certificat de famille
• Rechercher l'arrondissement d'état civil compétent si le défunt est originaire d'une autre commune genevoise : https://www.ge.ch/actes-etat-civil-suisses-etrangers
• Si le défunt est originaire d'une commune suisse, sous l'onglet "Documentation", rechercher la commune dans la liste des arrondissements de l'état civil de la Suisse :
  http://www.e-service.admin.ch/competency-app/wicket/bookmarkable/ch.glue...
• Les Archives d'Etat (1 rue de l'Hôtel-de-Ville) disposent des actes d'état civil du canton de Genève d'avant 1890 : http://etat.geneve.ch/dt/archives/accueil.html
• Pour les personnes originaires du canton de Vaud : http://www.vd.ch
• Personne de nationalité française: s'adresser aux mairies françaises
• Guide pratique genevois des successions : que faire en cas de décès d’un proche ?

Guide destiné aux AO nommés par la Justice de paix de Genève (Greffe des successions), élaboré par Catherine Morel, greffière-juriste de juridiction adjointe et avalisé par les juges de paix.

Dernière mise à jour : 31.07.2014

Vous pouvez adresser vos remarques à : jp.securise_AT_justice.ge.ch

Liens

Formulaires

• Formulaire d'inventaire des biens au décès
• Formulaire d'inventaire des biens au rapport final

Voir aussi

• Justice de paix